Häufige Fragen zur KI-Einführung im Mittelstand

Vor einer KI-Einführung im Mittelstand stehen Fragen wie diese: Sind wir dafür groß genug, wo landen die Daten, welches Werkzeug, wie reagiert die Belegschaft, muss der Betriebsrat mitreden, und wer kümmert sich danach darum. Diese Seite beantwortet 13 davon kurz und sagt dazu, wo eine belastbare Antwort ohne Kenntnis Ihres Prozesses nicht möglich ist.

Zwei Themen stehen bewusst nicht darauf, weil sie anderswo vollständiger beantwortet sind. Den Ablauf einer Einführung (die Reihenfolge der Phasen, die Dauer, die Projektrollen und die Frage, woran man einen gelungenen Piloten erkennt) behandelt unser Leitfaden zur KI-Einführung in fünf Phasen. Die Kostenfrage samt der belegten Anbieterpreise und einer Rechnung, die Sie selbst nachvollziehen können, steht im Beitrag Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand; ob und unter welchen Bedingungen sich Beratungsleistungen bezuschussen lassen, in der Übersicht zur BAFA-Förderung.

Einstieg und Voraussetzungen

Sind wir für KI zu klein?

Prüfen Sie statt der Mitarbeiterzahl, wie oft ein Vorgang im Monat anfällt und wie viel Zeit er jedes Mal kostet: Davon hängt ab, ob sich eine Automatisierung rechnet.

Messen Sie es an einem konkreten Vorgang, statt es zu schätzen: eine Woche lang mitzählen lassen, wie oft er auftritt und wie lange er dauert. Fällt ein Vorgang selten an und sieht jedes Mal anders aus, prüfen Sie zuerst, ob sich der Bau über die Laufzeit rechnet. Welche Fragen darüber hinaus für eine erste Einschätzung zählen, geht Phase 1 unseres Einführungsleitfadens durch.

Müssen unsere Daten erst sauber sein?

Nicht alle, aber die, die der erste Prozess anfasst. Ein Workflow, der Kundennummern aus drei Systemen zusammenführt, die dort unterschiedlich geschrieben werden, kann genau daran scheitern: an der Uneinheitlichkeit, nicht an der KI.

Stellen Sie die Frage deshalb eng: Welche Felder braucht genau dieser Prozess, und stimmen die? Ein unternehmensweites Datenprojekt vorzuschalten, beantwortet die Frage für diesen einen Prozess nicht. Für die Datenreife im gesamten Haus ist es eine andere und ebenfalls sinnvolle Übung.

Woran erkennen wir, dass sich ein Prozess nicht eignet?

Prüfen Sie drei Dinge, bevor Sie einen Prozess auf die Liste setzen:

1. Ist er beschreibbar? Kann ihn jemand von Anfang bis Ende erklären, ohne auf Erfahrung zu verweisen? Was nur im Kopf einzelner Personen existiert, muss erst aufgeschrieben werden. Das ist machbar, aber es ist Projektarbeit und erledigt sich nicht nebenbei. Wie weit die Prozessdokumentation im Haus insgesamt reicht, ist eine eigene Frage; sie gehört zur Bestandsaufnahme in Phase 1 unseres Einführungsleitfadens.
2. Ist das Ergebnis überprüfbar? Wenn niemand sagen kann, ob ein Resultat richtig war, lässt sich auch kein Fehler erkennen. Solche Prozesse gehören nicht an den Anfang.
3. Ist der Prozess stabil? Was sich in den nächsten Monaten ohnehin ändert, etwa durch einen Systemwechsel oder eine neue Zuständigkeit, sollte man nicht vorher automatisieren.

Können wir klein anfangen, ohne gleich jemanden zu beauftragen?

Ja, und es lohnt sich in dieser Reihenfolge. Der erste Schritt ist Messen statt Bauen: eine Woche mitschreiben, welcher Vorgang wie oft anfällt und wie lange er dauert.

Der zweite ist, den Vorgang aufzuschreiben, inklusive der Sonderfälle, die nur einzelne Personen kennen. Beides brauchen Sie ohnehin, beides kostet kein Werkzeug, und beides bestimmt später den Aufwand. Erst danach lässt sich die Frage nach dem Werkzeug oder dem Dienstleister belastbar beantworten.

Wie viel Zeit müssen wir selbst investieren?

Der externe Aufwand ist der sichtbare Teil, den internen planen Sie selbst ein. Sie beschreiben den Prozess samt seiner Sonderfälle, Sie entscheiden, wenn im Bau eine Ausnahme auftaucht, die niemand dokumentiert hatte, und Sie testen das Ergebnis mit echten Fällen.

Planen Sie dafür eine benannte Person mit fester Zeit ein, nicht nebenbei. Prüfen Sie vor dem Start, ob diese Person in den Projektwochen tatsächlich Zeit hat: Fehlt sie, wartet der Bau auf ihre Entscheidungen.

Werkzeuge, Systeme und Daten

Wie greift eine Automatisierung auf Microsoft 365 und unser ERP zu?

Über die Schnittstellen der Systeme, die Sie bereits haben. Die Automatisierungsschicht liegt daneben, nicht darüber: ERP, Warenwirtschaft, Buchhaltung und CRM bleiben, wo sie sind.

Für die Microsoft-Welt heißt das konkret, dass Outlook, Teams, SharePoint und Excel die Oberfläche bleiben können, mit der Ihr Team arbeitet. Für alle vier führt n8n in seiner Dokumentation eingebaute Nodes (Stand 28. September 2026; Excel als „Microsoft Excel (OneDrive)“). Die Automatisierung läuft dahinter und meldet sich dort, wo ohnehin gearbeitet wird.

Bei ERP und Warenwirtschaft hängt es daran, ob eine dokumentierte Schnittstelle vorliegt. Prüfen Sie das früh, denn davon hängt ab, ob Sie über eine Anbindung oder über ein Integrationsprojekt sprechen.

Warum arbeiten Sie schwerpunktmäßig mit n8n?

Welches Werkzeug zu Ihnen passt, entscheiden Sie an Ihrem Fall. Die Kriterien und die Abrechnungsmodelle der Anbieter haben wir im Vergleich von n8n, Make und Power Automate nebeneinandergelegt; diese Frage beantwortet dort der ganze Beitrag statt hier ein Absatz.

Unser Schwerpunkt liegt auf n8n, weil der Hersteller es nach eigener Dokumentation (Stand 28. September 2026) wahlweise als Cloud-Dienst oder self-hosted auf eigener Infrastruktur anbietet und der Verarbeitungsort damit eine Entscheidung bleibt, keine Vorgabe. Das ist keine Wertung über andere Werkzeuge: Wir arbeiten tool-offen, und welches Modell zu Ihrem Mengengerüst passt, entscheidet Ihr Fall. Wer ohnehin tief in Microsoft 365 steckt, findet im Vergleich auch die Argumente, die für Power Automate sprechen.

Wo landen unsere Daten, wenn wir KI einsetzen?

Das hängt am Aufbau, nicht am Begriff „KI“. Klären Sie für jedes eingesetzte Werkzeug vier Punkte, bevor der erste echte Datensatz hineingeht:

1. Wo wird verarbeitet?
2. Werden Ihre Eingaben zum Training des Anbieters verwendet?
3. Wie lange wird gespeichert?
4. Wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten?

Die Antworten können sich zwischen Privattarifen, auch kostenpflichtigen, und dem Geschäftstarif eines Anbieters unterscheiden. Prüfen Sie deshalb den Tarif, nicht nur den Anbieternamen. Welche dieser Punkte in Ihrem Fall zwingend sind, klärt Ihre Datenschutzberatung. n8n selbst lässt sich nach eigener Dokumentation (Stand 28. September 2026) wahlweise als Cloud-Dienst oder self-hosted auf eigener Infrastruktur betreiben; ob das auch für das eingesetzte KI-Modell gilt, ist eine getrennte Frage und hängt am Modellanbieter.

Belegschaft und Betriebsrat

Wie nehmen wir die Belegschaft mit?

Indem die Menschen, deren Arbeit sich ändert, vor dem Bau erfahren, was der Workflow übernimmt und was bei ihnen bleibt. Beantworten Sie dafür drei Fragen schriftlich, bevor Sie das Vorhaben im Team vorstellen:

1. Welche Tätigkeit übernimmt der Workflow, und welche Entscheidung bleibt bei einer Person?
2. Wofür wird die frei werdende Zeit eingesetzt, und wer entscheidet das? Ist das noch offen, sagen Sie das so und nennen Sie, bis wann es entschieden wird, statt ein Versprechen zu geben, das Sie später nicht halten.
3. Wer aus dem Team testet mit echten Fällen und darf den Workflow anhalten, wenn Ergebnisse nicht stimmen? Naheliegend ist die Person, die die Sonderfälle kennt, also dieselbe, die Sie oben für den internen Aufwand eingeplant haben.

Prüfen Sie vor der Vorstellung, ob Sie auf jede der drei Fragen eine Antwort haben, und sei es bei der zweiten „noch offen, entschieden wird bis …“. Fehlt eine ganz, holen Sie sie vorher nach.

Zur Schulung derer, die mit den Werkzeugen arbeiten: Was Art. 4 KI-VO zur KI-Kompetenz regelt, steht in unserem Beitrag zum EU AI Act für Anwenderunternehmen.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Wenn in einem Betrieb, den das Vorhaben betrifft, ein Betriebsrat gewählt ist oder in Ihrem Unternehmen ein Gesamtbetriebsrat besteht, beziehen Sie die zuständige Arbeitnehmervertretung vor der Werkzeugentscheidung ein, nicht danach. Das Betriebsverfassungsgesetz enthält mehrere Stellen, die KI-Vorhaben betreffen können: die Unterrichtung und Beratung nach § 90, die Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 und die Hinzuziehung von Sachverständigen nach § 80 Abs. 3. Ob in Ihrem Fall eine Betriebsvereinbarung nötig ist und wie sie aussieht, klärt Ihre arbeitsrechtliche Beratung.

Was die drei Stellen nach dem Gesetzestext (Stand 28. September 2026) regeln, mit ihren Voraussetzungen:

• § 90 BetrVG, Unterrichtung und Beratung: Der Arbeitgeber unterrichtet den Betriebsrat rechtzeitig und unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“. Die geplanten Maßnahmen und ihre Auswirkungen berät er so rechtzeitig mit ihm, dass Vorschläge und Bedenken des Betriebsrats in die Planung einfließen können.
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, Mitbestimmung: Der Betriebsrat bestimmt mit bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Das Bundesarbeitsgericht legt „bestimmt“ objektiv aus: Es genügt, dass eine Einrichtung geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über Beschäftigte zu erheben und aufzuzeichnen; auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an (Beschluss vom 8. März 2022, 1 ABR 20/21, Rn. 30, dort zu Microsoft Office 365). Das Mitbestimmungsrecht besteht nur, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Einigen sich Arbeitgeber und Betriebsrat nicht, entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2).
• § 80 Abs. 3 BetrVG, Sachverständige: Der Betriebsrat kann nach näherer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber Sachverständige hinzuziehen, soweit das für seine Aufgaben erforderlich ist. Muss er die Einführung oder Anwendung von Künstlicher Intelligenz beurteilen, gilt die Hinzuziehung insoweit als erforderlich.

Die Aufzählung ist nicht abschließend. Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen, Versetzungen, Umgruppierungen und Kündigungen bedürfen nach § 95 BetrVG der Zustimmung des Betriebsrats, und Abs. 2a stellt klar, dass das auch dann gilt, wenn bei ihrer Aufstellung Künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt. Haben Sie mehrere Betriebe mit eigenen Betriebsräten, kann statt der einzelnen Betriebsräte der Gesamtbetriebsrat zuständig sein, wenn die Angelegenheit mehrere Betriebe oder das Gesamtunternehmen betrifft und nicht durch die einzelnen Betriebsräte innerhalb ihrer Betriebe geregelt werden kann (§ 50 Abs. 1 BetrVG); seine Zuständigkeit erstreckt sich insoweit auch auf Betriebe, in denen kein Betriebsrat gewählt ist. Für die unternehmenseinheitliche Nutzung von Microsoft Office 365 mit der Möglichkeit einer zentralen Kontrolle von Verhalten und Leistung hat das Bundesarbeitsgericht im oben genannten Beschluss die Zuständigkeit des Gesamtbetriebsrats bejaht.

Für die Planung folgt aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 eine Prüffrage, die Sie vor der Anschaffung beantworten sollten: Erzeugt das Werkzeug Daten, die sich einzelnen Beschäftigten zuordnen lassen, etwa Protokolle mit Benutzernamen oder Bearbeitungszeiten? Davon hängt ab, ob Sie mit dem Betriebsrat über § 87 Abs. 1 Nr. 6 sprechen, und das Gespräch ist vor dem Kauf einfacher als danach.

Ob überhaupt ein Betriebsrat besteht, ist eine Frage der Wahl: Das Gesetz sieht ihn für Betriebe mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern vor, von denen drei wählbar sind (§ 1 Abs. 1 BetrVG), gewählt wird er aber von der Belegschaft. Ist in keinem Ihrer Betriebe einer gewählt, stellt sich die Frage nach der Belegschaft oben trotzdem, und die Datenschutzfragen aus dem Abschnitt zu Werkzeugen und Daten ebenso.

FAQ

Was müssen wir wegen des EU AI Act tun?

Was der EU AI Act für Anwenderunternehmen bedeutet, haben wir in einem eigenen Beitrag mit Verweis auf den Verordnungstext zusammengestellt: EU AI Act für Anwenderunternehmen. Eine Kurzfassung an dieser Stelle würde die Frage verkürzen, und bei Rechtsfragen ist Verkürzung der teure Fehler.

Unabhängig davon lohnt eine Übersicht, welche KI-Werkzeuge in Ihrem Haus im Einsatz sind und wer sie eingeführt hat. Ob und wofür Sie sie brauchen, klärt der verlinkte Beitrag; sie kommt ohne externes Budget aus und lässt sich im Team zusammentragen.

Was passiert mit unseren Workflows, wenn die Zusammenarbeit endet?

Klären Sie das vor dem Start, nicht am Ende. Drei Fragen lohnen sich zu jedem Angebot: Auf wessen Konto laufen die Werkzeuge und Zugänge, in welcher Form bekommen Sie die gebauten Workflows übergeben, und wer hat die Dokumentation.

Wenn die Automatisierung auf einem Konto des Dienstleisters läuft und niemand bei Ihnen die Zugänge hat, ist das keine technische Frage, sondern eine der Vereinbarung, und die trifft man am besten vorher. Fragen Sie danach, unabhängig davon, mit wem Sie arbeiten.

Wer kümmert sich darum, wenn ein Workflow ausfällt?

Wer immer es tut, muss vorher benannt sein, und zwar bevor gebaut wird, nicht beim ersten Ausfall. Womit im Betrieb zu rechnen ist und welches Wartungsbudget dazugehört, haben wir im dritten Kostenblock unter Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand aufgeschlüsselt.

Für diese Seite genügt die Prüffrage: Steht in Ihrem Projektplan eine Person, die einen Ausfall bemerkt, und eine Zeile Budget, aus der die Reparatur bezahlt wird? Bleibt eine der beiden leer, ist der Betrieb noch nicht geplant.

Für den Mittelstand heißt das

Auffällig an dieser Liste ist, wie wenige der Fragen technisch sind. Klären Sie deshalb vor dem ersten Anbietergespräch vier Punkte: die Auswahl des ersten Prozesses, eine benannte Zuständigkeit, wer das Ergebnis später betreibt und, falls vorhanden, wann der Betriebsrat davon erfährt. Wer sie vorher klärt, geht mit einem konkreten Fall in das Gespräch mit einem Anbieter statt mit einem Technologiethema, und das verändert, worüber gesprochen wird.

Der praktische Nächstschritt ist deshalb klein und braucht niemanden von außen: Nehmen Sie einen einzigen Vorgang aus Ihrem Haus, lassen Sie eine Woche lang mitschreiben, und rechnen Sie ihn nach der Methode aus dem Kostenbeitrag durch.

Unsere eigene Festlegung ist dabei offengelegt: Schwerpunkt n8n, angebunden an die Microsoft-Welt, damit niemand im Team seine gewohnte Oberfläche verlassen muss. Wir arbeiten dabei tool-offen. Wenn ein anderes Werkzeug besser zu Ihrem Mengengerüst passt, steht das im Vergleich, und die Entscheidung gehört an Ihren Fall, nicht an unsere Gewohnheit.