Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand? Die drei Kostenblöcke

Die Kosten einer KI-Automatisierung bestehen aus drei Blöcken: Lizenzkosten für die Werkzeuge, einmalige Kosten für die Einführung und laufende Kosten für den Betrieb. Der Lizenzblock ist der einzige, den Sie vorab nachschlagen können: Er liegt im kleinsten bezahlten Tarif der drei hier verglichenen Werkzeuge zwischen 9 $ (Make) und 20 € (n8n) pro Monat; Power Automate Premium kostet 13 € netto je Nutzer (Stand 28. September 2026). Bei individuell gebauten Automatisierungen kann er der kleinste der drei Blöcke sein, muss es aber nicht. Bei einer einfachen Automatisierung, die in wenigen Stunden steht, oder bei sehr hohem Ausführungsvolumen kann die Lizenz durchaus der größte Posten sein. Welcher Block bei Ihnen dominiert, zeigt erst die Rechnung.

Deshalb finden Sie auf dieser Seite keine Spanne wie „ein KI-Projekt kostet 15.000 bis 50.000 Euro”. Sie finden die belegbaren Zahlen dort, wo es welche gibt, eine vollständig durchgerechnete Beispielrechnung mit offen gekennzeichneten Rechengrößen und den Rechenweg, mit dem Sie dieselbe Rechnung für Ihren eigenen Prozess machen.

Block 1: Was die Werkzeuge kosten

Das ist der Teil mit öffentlichen Preisen. Die folgenden Angaben stammen von den Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 28. September 2026, jeweils bei jährlicher Zahlweise.

Werkzeug	Kleinster bezahlter Tarif	Wofür der Preis gilt
n8n	20 € / Monat	2.500 Workflow-Ausführungen, unbegrenzt Nutzer
Make	9 $ / Monat	10.000 Credits (ein Modul-Schritt = ein Credit, Make-eigene KI-Module und Code-Ausführung abweichend)
Power Automate	13 € / Nutzer / Monat (netto)	Premium-Lizenz pro Person

Nach oben geht es so weiter: n8n kostet 50 € monatlich für 10.000 Ausführungen und 667 € für den selbst gehosteten Business-Tarif mit 40.000 Ausführungen. Make liegt bei 16 $ (Pro) beziehungsweise 29 $ (Teams) für dasselbe Kontingent von 10.000 Credits. Bei Power Automate kostet die Process-Lizenz, die unter anderem für unbeaufsichtigt laufende Desktop-Automatisierung (RPA) nötig ist, 130 € pro Bot und Monat, in der von Microsoft gehosteten Variante 186,30 € (jeweils netto, deutsche Preisseite). Den ausführlichen Tarifvergleich mit Funktionsumfang finden Sie im Vergleich von n8n, Make und Power Automate; hier geht es nur um die Größenordnung.

Die Abrechnungslogik bestimmt die Kostenkurve, nicht der Einstiegspreis. n8n rechnet pro Ausführung, Make pro Modul-Schritt, Power Automate pro Nutzer oder Bot. Derselbe Prozess kostet je nach Modell sehr unterschiedlich, sobald das Volumen steigt. Wie sich Chat-Assistenten mit Lizenz pro Nutzer und Prozessautomatisierung mit Abrechnung pro Vorgang im Budget unterscheiden, ordnet unser Beitrag zu KI-Chat-Assistenten und Prozessautomatisierung ein.

Dazu kommen die KI-Modelle selbst, wenn ein Workflow Texte erzeugt, Dokumente auswertet oder klassifiziert. Sie werden nach verarbeiteter Textmenge in Tokens abgerechnet, und die Preise liegen weit auseinander: Allein in der Preisliste der Claude API von Anthropic kostet bei den aktuellen Modellen eine Million Eingabe-Tokens zwischen 1 $ (Claude Haiku 4.5) und 10 $ (Claude Fable 5.1), eine Million Ausgabe-Tokens zwischen 5 $ und 50 $ (Stand 28. September 2026). Rechnen Sie diesen Posten mit Ihrem Monatsvolumen, nicht mit dem Preis eines einzelnen Aufrufs. Die Beispielrechnung unten zeigt, wie.

Block 2: Was die Einführung kostet

Eine Preisliste, die für Ihren Prozess gilt, gibt es nicht: Veröffentlichte Spannen, Ab-Preise oder Pakete werden erst nach der Prozessanalyse zu einer Zahl für Ihren Fall. Vorgelagert steht ohnehin die Frage, ob Sie diese Einführung extern einkaufen oder selbst bauen – unsere Prüfmatrix zu Make-or-Buy hilft bei dieser Vorentscheidung. Unabhängig davon hängen die Einführungskosten an diesen Faktoren:

1. Wie viele Systeme angebunden werden. Ein Workflow zwischen zwei Systemen mit fertigen Schnittstellen ist der einfachste Fall. Ein Workflow, der ein ERP ohne dokumentierte Schnittstelle einbezieht, ist ein anderes Projekt.
2. Wie sauber die Daten sind. Wenn Kundennummern in drei Systemen unterschiedlich geschrieben werden, ist das Zusammenführen dieser Daten die eigentliche Arbeit, nicht die Automatisierung.
3. Wie viele Ausnahmen der Prozess kennt. Ein Freigabeprozess mit einer Regel ist schnell gebaut. Derselbe Prozess mit sieben Sonderfällen, die nur im Kopf einer Kollegin existieren, kostet deutlich mehr, und die Sonderfälle können sich erst im Bau zeigen.
4. Wer die Anforderungen liefert. Wenn niemand im Unternehmen den Prozess vollständig beschreiben kann, wird das Beschreiben Teil des Projekts.
5. Was um die Technik herum anfällt. Prozessumbau, Test, Abnahme, Datenschutzprüfung und die Einführung beim Team. Prüfen Sie, ob diese Posten im Angebot stehen; anfallen werden sie.

Welcher dieser Faktoren bei Ihnen dominiert, lässt sich nicht vorhersagen. Wer ein Angebot bewertet, sollte deshalb für jeden der fünf Punkte eine Antwort verlangen, statt sich auf eine Gesamtsumme zu verlassen. Zur Einführung gehört außerdem die Zeit Ihres eigenen Teams während des Projekts, die in keinem externen Angebot steht. Punkt 3 zeigt sich besonders deutlich bei einem Workflow, der selbst Angebote erzeugt: unser Beitrag zu Angeboten und Follow-ups mit n8n legt vorab fest, welche Angebotsarten eine feste Preisformel abdeckt und welche einen Prüfschritt brauchen – das trennt den schnell gebauten Teil des Projekts vom aufwendigeren.

Einen Sonderfall bilden Workflows, die schon in Zapier oder Make laufen und nach n8n umziehen sollen. Wie Sie den Umbauaufwand je Workflow vorab abschätzen, zeigen die Prüfmatrix und der Rechenweg im Beitrag Von Zapier oder Make zu n8n wechseln.

Der belastbare Weg zu einer Zahl führt über den umgekehrten Weg: Rechnen Sie zuerst den Nutzen, dann wissen Sie, was die Einführung kosten darf.

Block 3: Was der Betrieb kostet

Der Block, der nach unserer Einschätzung oft unterschätzt wird oder ganz fehlt. Ein Automatisierungs-Workflow ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Betriebsgegenstand: Schnittstellen ändern sich, Zugangsdaten laufen ab, ein Anbieter stellt ein Format um, und der Workflow steht still. Bei einem Prozess, der still im Hintergrund läuft, kann das wochenlang niemand merken.

Kalkulieren Sie deshalb von Anfang an drei Dinge ein:

• Eine benannte Zuständigkeit. Wer bemerkt einen Ausfall, und wer repariert ihn? Fällt die Antwort auf „niemand”, ist das kein Betriebsmodell.
• Eine Überwachung, die den Ausfall meldet, statt darauf zu warten, dass sich ein Kunde beschwert.
• Ein Wartungsbudget, intern in Stunden oder extern als Betreuungspauschale. Prüfen Sie, ob dieser Posten im Angebot steht. Fehlt er, fallen die Folgekosten trotzdem an, nur ungeplant: Ein Prozess, dem alle vertrauen und der seit drei Wochen stillsteht, kann mehr Schaden anrichten, als die Lizenz im Jahr kostet.

Warum dieser Punkt teuer werden kann, beschreibt auch Fehler 7 unter den KI-Fehlern, die im Mittelstand Budget kosten.

Die Rechnung, die Sie selbst machen können

Nehmen Sie einen konkreten Prozess und beantworten Sie fünf Fragen. Sie brauchen dafür keine Beratung.

1. Wie viele Stunden im Monat kostet der Prozess heute? Nicht schätzen, sondern eine Woche lang mitschreiben lassen. Vergleichen Sie danach mit Ihrer Schätzung.
2. Was kostet eine Stunde in Ihrem Unternehmen wirklich? Nicht der Bruttolohn, sondern der Vollkostensatz inklusive Nebenkosten und Gemeinkosten. Ihre Buchhaltung kann diese Zahl ermitteln.
3. Wie viel davon entfällt nach der Automatisierung? Rechnen Sie nicht mit hundert Prozent, solange Prüfen und Nacharbeiten von Ausnahmen beim Menschen bleiben.
4. Was kostet der Betrieb pro Monat? Lizenz aus der Tabelle oben, plus Modellkosten, plus das Wartungsbudget aus Block 3.
5. Wie viele Monate laufen bis zum Break-even? Einführungskosten, extern plus eigene Projektzeit, geteilt durch die monatliche Ersparnis abzüglich der Betriebskosten.

Beispielrechnung: ein Prozess von der Einführung bis zum Break-even

Die folgende Rechnung geht die fünf Fragen einmal vollständig durch. Alle Mengen, Stunden und Beträge ohne Quellenangabe sind frei gewählte Rechengrößen: keine Marktpreise, keine Durchschnittswerte und kein Angebot der Zukunftshelden. Sie sind so gewählt, dass die Rechnung nachvollziehbar bleibt. Belegt sind nur die Lizenz- und Modellpreise, beide mit Stand 28. September 2026. Ersetzen Sie jede Rechengröße durch Ihre eigene Zahl.

Rechengröße	Wert im Beispiel
Vorgänge im Monat (z. B. eingehende Dokumente prüfen und weiterleiten)	1.600
manuelle Bearbeitungszeit je Vorgang heute	3 Minuten
interner Vollkostensatz	55 € pro Stunde
automatisierbarer Anteil der Arbeit	40 % vorsichtig, 80 % angestrebt
Workflow-Ausführungen je Vorgang	1
Textmenge je Vorgang für das KI-Modell	3.000 Eingabe-Tokens, 500 Ausgabe-Tokens
internes Wartungs- und Überwachungsbudget	6 Stunden pro Monat
externes Angebot für Aufbau und Einführung	9.000 € einmalig
eigene Projektzeit des Teams während der Einführung	18 Stunden (Beispielannahme: rund zwei Stunden pro Woche über neun Wochen)

Schritt 1: Was der Prozess heute kostet. 1.600 Vorgänge × 3 Minuten = 4.800 Minuten, also 80 Stunden im Monat. Bei 55 € sind das 4.400 € im Monat.

Schritt 2: Die laufenden Kosten.

• Lizenz: 1.600 Ausführungen passen in den n8n-Starter-Tarif mit 2.500 Ausführungen, 20 € im Monat.
• KI-Modell: Im Beispiel rechnet Claude Sonnet 5 zu 2 $ je Million Eingabe-Tokens und 10 $ je Million Ausgabe-Tokens. Je Vorgang sind das 3.000 × 2 $ ÷ 1.000.000 + 500 × 10 $ ÷ 1.000.000 = 0,011 $, bei 1.600 Vorgängen 17,60 $ im Monat. Mit Claude Haiku 4.5 (1 $ und 5 $) wären es bei gleicher Tokenzahl 8,80 $. Die Tokenzahl je Vorgang messen Sie je Modell: Laut Anthropic nutzen Modelle ab Claude 4.7 einen neueren Tokenizer, der für denselben Text rund 30 Prozent mehr Tokens erzeugt, je nach Inhalt. Im Beispiel sind 20 € angesetzt, aufgerundet, weil der Dollarkurs schwankt.
• Wartung und Überwachung: 6 Stunden × 55 € = 330 € im Monat.
• Summe: 20 € + 20 € + 330 € = 370 € im Monat.

Die Lizenz macht in diesem Beispiel 20 von 370 €, also rund 5 Prozent der laufenden Kosten aus. Den größten Posten bildet die Wartung.

Schritt 3: Die Einführungskosten. 9.000 € extern plus 18 Stunden × 55 € = 990 € eigene Zeit, zusammen 9.990 €.

Schritt 4: Ersparnis und Break-even.

	vorsichtig (40 %)	angestrebt (80 %)
eingesparter Zeitwert im Monat (4.400 € × Anteil)	1.760 €	3.520 €
minus laufende Kosten	370 €	370 €
Netto-Ersparnis im Monat	1.390 €	3.150 €
Break-even (9.990 € ÷ Netto-Ersparnis)	7,2 Monate	3,2 Monate

Schritt 5: Wie empfindlich das Ergebnis ist. Die Rechnung reagiert auf den automatisierbaren Anteil genauso stark wie auf die gemessenen Stunden, und er lässt sich nirgends nachschlagen, sondern erst im Betrieb messen. Bei 20 statt 40 Prozent bleiben 880 € − 370 € = 510 € Netto-Ersparnis, der Break-even rückt auf 19,6 Monate. Doppelt so viel Wartung (12 statt 6 Stunden) hebt die laufenden Kosten auf 700 € und verschiebt den vorsichtigen Break-even von 7,2 auf 9,4 Monate. Die Lizenz spielt bei diesem Volumen kaum eine Rolle; sie wird erst relevant, wenn das Volumen über die Tarifgrenze von 2.500 oder 10.000 Ausführungen wächst.

Der Break-even zählt ab Go-live. Vom Auftrag an gerechnet kommt die Projektdauer hinzu, bei neun Wochen Projektzeit also gut zwei Monate.

Umgekehrt gerechnet: Soll sich die Einführung im vorsichtigen Szenario innerhalb von zwölf Monaten amortisieren, darf sie höchstens 12 × 1.390 € = 16.680 € kosten, extern und intern zusammen. Liegt ein Angebot darüber, ist das kein Ausschlusskriterium, aber dann sollte der zweite Nutzen (weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeit, weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen) ausdrücklich benannt und nicht bloß behauptet werden.

Was die Rechnung nicht zeigt: Sie rechnet den Zeitwert der frei werdenden Stunden, keinen zusätzlichen Geldzufluss. Ob aus freier Arbeitszeit Geld wird, entscheidet, was das Team mit dieser Zeit tut.

Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie dasselbe im Break-even-Rechner: Er fragt genau die Werte aus den Schritten 1 bis 4 ab, rechnet beide Szenarien nebeneinander und schickt Ihnen das Ergebnis auf Wunsch per E-Mail. Mit den Rechengrößen dieses Beispiels (80 Stunden, 55 €, 40 und 80 Prozent, 370 € laufend, 9.000 € extern, 18 Stunden eigene Zeit) kommt er auf dieselben 7,2 und 3,2 Monate. Geben Sie dafür 370 € als laufende Kosten ein; die Beispielspalte des Rechners arbeitet mit 500 €.

Für den Mittelstand heißt das

Prüfen Sie bei jeder Kostenaussage zuerst, ob sie alle drei Blöcke enthält. Ob sich die Beratung im Vorfeld fördern lässt, prüfen Sie gesondert; einen Überblick über die BAFA-Förderung für KI-Beratung haben wir zusammengestellt. Wer eine Automatisierung mit „kostet ja nur 20 Euro im Monat” begründet, hat zwei von drei Kostenblöcken übersehen. Und wer sie mit „so ein Projekt kostet ja 40.000 Euro” ablehnt, hat eine Zahl übernommen, die seinen Prozess nicht kennt.

Rechnen Sie stattdessen einen einzelnen Prozess durch, mit Ihren eigenen Stunden, Ihrem eigenen Stundensatz und einem Wartungsbudget. Die Beispielrechnung zeigt, wo sich das Ergebnis bewegt: beim automatisierbaren Anteil und bei der Wartung, kaum bei der Lizenz. Beginnen Sie mit dem Prozess, der die meisten Stunden bindet, nicht mit dem, der technisch am spannendsten klingt. Wie ein solcher Einstieg vom ersten Prozess bis zur Ausweitung strukturiert abläuft, beschreibt unser Leitfaden zur KI-Einführung in fünf Phasen. Der Break-even ist dabei nur eine von mehreren Kennzahlen: Welche weiteren Werte zeigen, ob sich ein KI-Projekt gelohnt hat, und wie Sie zusätzlich den ROI in Prozent berechnen, ordnet unser Beitrag KI-ROI im Mittelstand ein.

FAQ

Was kostet die Software für eine KI-Automatisierung?

Der kleinste bezahlte Tarif kostet bei jährlicher Zahlweise 20 € pro Monat für n8n, 9 $ für Make und 13 € netto pro Nutzer für Power Automate Premium (Stand 28. September 2026). Mit mehr Volumen steigen die Tarife: bei n8n auf 50 € für 10.000 Ausführungen oder 667 € für den selbst gehosteten Business-Tarif. Bei Power Automate kostet die Process-Lizenz, nötig unter anderem für unbeaufsichtigte Desktop-Automatisierung, 130 € netto pro Bot. Dazu kommen Kosten für KI-Modelle, wenn der Workflow Texte oder Dokumente verarbeitet.

Warum nennt dieser Artikel keine Preisspanne für die Einführung?

Weil jede seriöse Zahl den Prozess kennen muss. Die Einführungskosten hängen daran, wie viele Systeme angebunden werden, wie sauber die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Prozess kennt. Die Beispielrechnung in diesem Beitrag arbeitet deshalb mit einer ausdrücklich gekennzeichneten Rechengröße, nicht mit einem Marktpreis.

Ab wann rechnet sich eine Automatisierung?

Teilen Sie die Einführungskosten durch die monatliche Ersparnis abzüglich der laufenden Kosten. Im Beispiel dieses Beitrags ergibt das 7,2 Monate im vorsichtigen und 3,2 Monate im angestrebten Szenario, bei einem automatisierbaren Anteil von 20 Prozent dagegen 19,6 Monate. Ab welcher Amortisationsdauer Sie zustimmen, ist eine Frage Ihrer eigenen Investitionsmaßstäbe.

Welche laufenden Kosten werden leicht vergessen?

Nach unserer Einschätzung wird die Wartung unterschätzt oder gar nicht mitgedacht. Schnittstellen ändern sich, Zugangsdaten laufen ab, Formate werden umgestellt. Ein Workflow braucht deshalb eine benannte Zuständigkeit, eine Überwachung und ein Wartungsbudget. Wer diesen Posten weglässt, kalkuliert ein Projekt statt eines Betriebs.

Ist Self-Hosting günstiger?

Das hängt am Vergleichstarif. Die selbst gehostete Community Edition von n8n ist unter der Sustainable Use License für eigene interne Geschäftszwecke ohne Lizenzgebühr nutzbar, Server, Updates und Absicherung liegen dann aber bei Ihnen. Rechnen Sie Serverkosten plus Betreuungsstunden mal Stundensatz gegen den Cloud-Tarif, den Sie sonst bräuchten. Gegen den Starter-Tarif für 20 € im Monat reicht beim Stundensatz aus der Beispielrechnung (55 €) schon eine halbe Stunde Betreuung im Monat, um die Ersparnis aufzuzehren. Für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenhoheit kann Self-Hosting trotzdem die richtige Wahl sein.