BAFA-Förderung für KI-Beratung im Mittelstand: Wer bekommt wie viel, wie beantragen?

Das BAFA bezuschusst konzeptionelle Beratung zu KI-Themen für kleine und mittlere Unternehmen mit 50 oder 80 Prozent der Beratungskosten, je nach Standort der beratenen Betriebsstätte. Die förderfähigen Kosten sind auf 3.500 Euro pro Beratung gedeckelt, sodass höchstens 1.750 Euro (50 %) oder 2.800 Euro (80 %) erstattet werden. Voraussetzung ist, dass das Informationsschreiben der Leitstelle vorliegt, bevor die Beratung beginnt, und als Beginn zählt schon die Unterschrift unter den Beratungsvertrag.

Das Programm heißt offiziell „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ und läuft seit Jahren – KI ist darin kein eigenes Programm, sondern eines von vielen förderfähigen Beratungsthemen. Wer weiß, wie das Programm tickt, kann eine KI-Strategieberatung deutlich günstiger einkaufen. Wer die Reihenfolge nicht einhält, verliert den Zuschuss für diese Beratung vollständig.

Was die Förderung abdeckt – und was nicht

Gefördert wird konzeptionelle Beratung: Analyse, Empfehlung, Strategie. Nicht gefördert wird die technische Umsetzung – also nicht der Aufbau einer konkreten KI-Automatisierung oder die Programmierung eines Chatbots. Praktisch heißt das: Eine Beratung, die klärt, wo in Ihrem Unternehmen KI sinnvoll einsetzbar ist, welche Prozesse sich eignen und wie eine Einführung aussehen sollte, ist förderfähig. Der anschließende Bau der Lösung ist ein eigenes Projekt, das dieses Programm nicht fördert – was der kostet, lässt sich unabhängig von der Beratungsförderung überschlagen.

Zwei Bedingungen der Förderrichtlinie gehören dazu. Die Beratung muss neutral sein: Beinhaltet sie Vermittlungstätigkeiten oder zielt sie auf den Erwerb bestimmter Waren oder Dienstleistungen, die der Berater selbst vertreibt, wird sie nicht gefördert (Nr. 2.2). Und sie ist als Einzelberatung von höchstens fünf Tagen durchzuführen; Seminare, Workshops und Gruppenveranstaltungen werden nicht gefördert (Nr. 2.1 und 4.1.1). Ebenfalls nicht gefördert werden Beratungen, die überwiegend Rechts- oder Versicherungsfragen behandeln (Nr. 2.2); eine Beratung, die sich im Kern um die rechtliche Einordnung nach der KI-Verordnung dreht, sollten Sie deshalb vorab mit der Leitstelle klären. Bei Ärzten, Zahnärzten, Psychotherapeuten und Heilpraktikern wird nur Beratung zur Einführung oder Anpassung eines Qualitätssicherungssystems gefördert (Nr. 2.1).

Antragsberechtigt sind rechtlich selbständige KMU nach EU-Definition mit Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland aus der gewerblichen Wirtschaft und den freien Berufen. Ausgenommen sind unter anderem Unternehmen, die selbst beratend tätig sind (etwa in Unternehmens-, Steuer- oder Rechtsberatung), gemeinnützige Unternehmen und Unternehmen, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet wurde (Nr. 3.2). Der Zuschuss ist eine De-minimis-Beihilfe und darf nicht mit anderen öffentlichen Zuschüssen für dieselbe Beratung kombiniert werden (Nr. 1.2 und 2.2). Der Berater muss beim BAFA registriert sein – nicht jeder Dienstleister, der KI-Beratung anbietet, ist automatisch förderfähig, das lohnt sich vor der Angebotseinholung zu prüfen.

Wer bekommt wie viel

Die Basis für die Zuschussberechnung ist bundesweit einheitlich: maximal 3.500 Euro förderfähige Beratungskosten pro Beratung. Der Fördersatz darauf hängt vom Standort ab.

Standort der beratenen Betriebsstätte	Fördersatz	Maximaler Zuschuss
Neue Bundesländer (ohne Berlin, ohne Region Leipzig) sowie die Regionen Lüneburg und Trier	80 %	2.800 €
Alte Bundesländer (ohne die Regionen Lüneburg und Trier) sowie Berlin und die Region Leipzig	50 %	1.750 €

Maßgeblich ist der Standort der beratenen Betriebsstätte, nicht der Sitz des Beraters. Zwei Zuordnungen sind leicht zu übersehen: Berlin zählt zur 50-Prozent-Gruppe, und die westdeutschen Regionen Lüneburg und Trier zählen zur 80-Prozent-Gruppe. Welche Postleitzahlen zu den Regionen Lüneburg, Trier und Leipzig gehören, listet das BAFA in eigenen Übersichten auf der Programmseite.

Für eine beratene Betriebsstätte in Bayern bedeutet das: Bei förderfähigen Beratungskosten in Höhe der Obergrenze beträgt der Zuschuss höchstens 1.750 Euro, den Rest zahlt das Unternehmen selbst.

Zwei Details zur Bemessungsgrundlage: Die Umsatzsteuer ist bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen nicht förderfähig, der Zuschuss bemisst sich dort also am Nettobetrag der Rechnung. Bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Antragstellern rechnet das BAFA seit dem 15. November 2025 auf den gezahlten Bruttorechnungsbetrag. Und: Liegen die Beratungskosten unter der Obergrenze, verfällt der nicht ausgeschöpfte Rest – er lässt sich nicht auf eine spätere Beratung übertragen.

Wie oft Sie die Förderung nutzen können

Innerhalb der Geltungsdauer der aktuellen Förderrichtlinie – sie gilt für Anträge bis 31. Dezember 2026 – kann ein Unternehmen maximal fünf in sich abgeschlossene Beratungen fördern lassen, davon höchstens zwei pro Jahr, maßgeblich ist der Zeitpunkt der Antragstellung. Für ein mehrstufiges KI-Vorhaben lässt sich das nutzen: eine Beratung für die Standortbestimmung, eine weitere für die Umsetzungsplanung, sofern jede davon eine in sich abgeschlossene Beratung ist. Auch die zweite Beratung muss neutral bleiben, darf also nicht auf den Kauf der Umsetzung beim selben Berater zielen.

Der Fehler, der die Förderung komplett kostet: die Reihenfolge

Der Punkt, der über die Förderung entscheidet, ist keine Zahl, sondern eine Abfolge. Der Antrag wird online über eine Leitstelle gestellt. Mit der Beratung beginnen dürfen Sie erst, wenn deren Informationsschreiben vorliegt, und als Beratungsbeginn zählt bereits die Unterschrift unter den Beratungsvertrag. Wer vorher unterschreibt, auch nach der Antragstellung, hat den Zuschuss für diese Beratung verloren. Eine rückwirkende Förderung gibt es nicht.

Die richtige Reihenfolge:

1. Angebot einholen – von einem beim BAFA registrierten Berater.
2. Online-Antrag stellen – über die Antragsplattform des BAFA, gerichtet an eine frei gewählte Leitstelle. Noch kein Vertrag, noch keine Unterschrift.
3. Auf das Informationsschreiben warten – die Leitstelle prüft die formalen Voraussetzungen und teilt Ihnen schriftlich mit, dass Sie mit der Beratung beginnen dürfen. Eine Zusage ist das nicht: Das BAFA nennt das Schreiben unverbindlich, und einen Rechtsanspruch auf den Zuschuss gibt es nicht.
4. Erst jetzt den Beratungsvertrag unterschreiben und die Beratung beginnen.
5. Nach Abschluss, spätestens sechs Monate nach Erhalt des Informationsschreibens: Honorar vollständig bezahlen (bei Barzahlung oder Verrechnung gibt es keinen Zuschuss) und den Verwendungsnachweis unter anderem mit Beratungsbericht, Rechnung und Kontoauszug bei der Leitstelle einreichen. Unternehmen, die sich bei Antragstellung im ersten Jahr nach der Gründung befinden, führen zusätzlich ein kostenloses Informationsgespräch mit einem regionalen Ansprechpartner und reichen dessen Bestätigungsschreiben mit ein (Nr. 7.1 und 7.2.3). Das BAFA entscheidet danach über Bewilligung und Auszahlung.

Wer sich unsicher ist, ob ein bestimmter Schritt schon als Beratungsbeginn zählt, unterschreibt nichts, bevor das Informationsschreiben vorliegt.

Für den Mittelstand heißt das

Die BAFA-Förderung deckt höchstens 80 Prozent der förderfähigen Kosten, aber sie senkt die Einstiegshürde für eine erste strukturierte KI-Beratung spürbar – gerade wenn Sie ohnehin vorhatten, sich extern beraten zu lassen, bevor Sie investieren. Der Haken liegt nicht im Antrag selbst, sondern im Timing: Klären Sie die Förderfähigkeit, bevor Sie sich mit einem Berater auf einen Starttermin einigen. Und weil die aktuelle Richtlinie nur für Anträge gilt, die bis zum 31. Dezember 2026 gestellt werden, lässt sich das Vorhaben nicht beliebig aufschieben – stellen Sie den Antrag rechtzeitig vor dem Jahresende, nicht erst in der letzten Woche.

Wenn Sie noch keine klare Vorstellung haben, wo bei Ihnen der Hebel liegt, ist der KI-Quick-Check ein guter erster Schritt, um das Gespräch mit einem Berater vorzubereiten statt bei null zu beginnen.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick nach bestem Wissen zum Stand 16. September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die aktuellen Konditionen vor Antragstellung direkt beim BAFA, da Förderrichtlinien angepasst werden können.

FAQ

Ist KI-Beratung wirklich BAFA-förderfähig?

Ja, sofern es sich um eine konzeptionelle Einzelberatung handelt: Analyse der Ausgangslage, Benennung der Schwachstellen und konkrete Handlungsempfehlungen, festgehalten in einem schriftlichen Beratungsbericht, den Berater und Unternehmen unterschreiben. Die Beratung darf höchstens fünf Tage dauern. Seminare, Workshops und die technische Umsetzung werden nicht gefördert. Ein eigenes KI-Kontingent gibt es nicht; KI-Beratung läuft wie jedes andere Thema der Unternehmensführung.

Wie viel Geld bekomme ich konkret?

Bei maximal förderfähigen Beratungskosten von 3.500 Euro beträgt der Zuschuss höchstens 1.750 Euro in den alten Bundesländern einschließlich Berlin und der Region Leipzig (50 %) oder 2.800 Euro in den neuen Bundesländern sowie den Regionen Lüneburg und Trier (80 %). Liegen Ihre tatsächlichen Beratungskosten darunter, sinkt der Zuschuss entsprechend, da er sich an den tatsächlichen förderfähigen Beratungskosten bis zur Obergrenze bemisst.

Was passiert, wenn ich den Beratungsvertrag vor dem Informationsschreiben der Leitstelle unterschreibe?

Dann hat die Beratung vor Erhalt des Informationsschreibens begonnen, denn als Beginn zählt schon der Abschluss des Beratungsvertrags. Eine Förderung ist für diese Beratung nicht mehr möglich, auch nicht nachträglich. Unterschreiben Sie erst, wenn das Informationsschreiben der Leitstelle vorliegt.

Wie oft kann ich die Förderung beantragen?

Maximal fünf in sich abgeschlossene Beratungen innerhalb der Geltungsdauer der aktuellen Richtlinie (Anträge bis 31. Dezember 2026), höchstens zwei davon pro Jahr; maßgeblich ist der Zeitpunkt der Antragstellung.

Wie lange läuft das Programm noch?

Die aktuelle Förderrichtlinie gilt längstens für Anträge, die bis zum 31. Dezember 2026 gestellt werden. Eine Anschlussregelung hatte das BAFA auf seiner Programmseite zum Stand dieses Beitrags nicht veröffentlicht – prüfen Sie den aktuellen Stand direkt beim BAFA, bevor Sie planen.