EU AI Act für Anwenderunternehmen: Welche Pflichten den Mittelstand treffen

Wenn Ihr Unternehmen KI einsetzt, aber keine KI-Systeme entwickelt oder unter eigenem Namen anbietet, sind für Sie aus der KI-Verordnung vor allem drei Pflichten praktisch relevant: Sie müssen Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden fördern, verbotene Anwendungen dürfen Sie nicht einsetzen, und Sie müssen die Transparenzpflichten beachten, etwa bei Deepfakes. Die vielzitierten Hochrisiko-Pflichten greifen nur in den in Anhang I und III genannten Bereichen und wurden für diese Fälle durch den Digital Omnibus verschoben.

Zwei Einschränkungen gleich vorweg, damit diese Aufzählung nicht falsch gelesen wird. Erstens ist sie keine abschließende Liste: Je nach Anwendungsfall können weitere Pflichten aus der KI-Verordnung hinzukommen, etwa wenn Sie ein zugekauftes System wesentlich verändern oder in einem Hochrisiko-Bereich einsetzen. Zweitens gilt neben der KI-Verordnung das übrige Recht weiter – Datenschutz, Arbeits- und Mitbestimmungsrecht, Urheberrecht, Verbraucherschutz und branchenspezifische Vorgaben. Prüfen Sie beim KI-Einsatz in der Personalabteilung deshalb auch, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden und ob das System Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen kann – davon hängen unter anderem die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und Datenschutzpflichten ab, unabhängig davon, was die KI-Verordnung dazu sagt. Für KI-Agenten, die selbst Daten abrufen und Aktionen ausführen, stellt der Beitrag zu KI-Agenten nach DSGVO und AI Act beide Regelwerke nebeneinander.

Die Unterscheidung, um die es hier geht, ist trotzdem der eigentliche Punkt. Prüfen Sie bei jedem Ratgeber, ob er die Pflichten von Anbietern von KI-Systemen beschreibt. Wer ein fertiges Werkzeug einkauft und benutzt, ist in der Sprache der Verordnung ein Betreiber, und für den gilt aus der KI-Verordnung deutlich weniger.

Die drei Pflichten, die Sie jetzt betreffen

1. KI-Kompetenz (Artikel 4) – gilt seit Februar 2025, seit dem 27. Juli 2026 in abgeschwächter Form

Gilt gemeinsam mit den Verboten seit dem 2. Februar 2025 und ist nach unserer Einschätzung für Anwenderunternehmen die wichtigste inhaltliche Änderung durch den Digital Omnibus. Bis zum 27. Juli 2026 verlangte Artikel 4 Maßnahmen, um „nach besten Kräften sicherzustellen“, dass das Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Seither lautet die Vorschrift, dass Anbieter und Betreiber „Maßnahmen [ergreifen], um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind”. Und ausdrücklich weiter: „Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.”

Der Unterschied ist praktisch relevant, wird aber leicht überzogen. Die Pflicht besteht fort – die Verordnung nennt sie selbst eine Verpflichtung, und sie trifft jedes Unternehmen, das KI einsetzt. Weggefallen ist das Ziel, ein ausreichendes Kompetenzniveau sicherzustellen: Sie schulden Maßnahmen zur Unterstützung, ausdrücklich kein garantiertes Niveau je Person. Zu berücksichtigen sind dabei ausdrücklich technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung sowie der Einsatzkontext.

Was das praktisch bedeutet: Wer in Ihrem Unternehmen ein KI-Werkzeug benutzt, sollte verstehen, was es kann, wo es Fehler macht und welche Daten er hineingeben darf. Die Verordnung schreibt kein Zertifikat und keine bestimmte Schulungsform vor. Eine dokumentierte Unterweisung plus schriftliche Nutzungsregeln bleibt ein pragmatischer Weg – nach der Änderung weniger als Haftungsschutz, mehr als Nachweis, dass Sie Maßnahmen ergriffen haben.

2. Verbotene Praktiken (Artikel 5) – gilt seit dem 2. Februar 2025

Bestimmte Anwendungen sind in der EU unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße untersagt, unter anderem die Bewertung von Menschen nach ihrem sozialen Verhalten, wenn sie zu ungerechtfertigter oder unverhältnismäßiger Benachteiligung oder zu Benachteiligung in fremden Zusammenhängen führt, das Ausnutzen von Schutzbedürftigkeit und die Ableitung von Emotionen am Arbeitsplatz, außer aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen (Artikel 5). Prüfen Sie bei Software, die Stimmung oder Belastung von Mitarbeitenden auswertet, ob sie dafür biometrische Daten wie Gesicht oder Stimme nutzt: Die Verordnung definiert Emotionserkennung über biometrische Daten (Artikel 3 Nummer 39, Erwägungsgrund 44). Lassen Sie klären, ob das Verbot greift, bevor die Software eingesetzt wird.

3. Transparenz (Artikel 50) – gilt seit dem 2. August 2026

Gilt grundsätzlich seit dem 2. August 2026. Artikel 50 verlangt, dass Menschen erkennen können, wenn sie es mit einem KI-System zu tun haben. Für Anwenderunternehmen sind vor allem drei Punkte relevant, dazu eine Übergangsregel:

• Direkte Interaktion: Nutzer müssen grundsätzlich darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren – sofern das nicht aus den Umständen ohnehin offensichtlich ist. Adressat dieser Pflicht ist nach Artikel 50 Absatz 1 der Anbieter des Systems. Wer einen Chatbot unter eigenem Namen in Betrieb nimmt, ob selbst gebaut oder in Auftrag gegeben, ist selbst Anbieter. Nutzen Sie ein Standardprodukt unter fremdem Namen, prüfen Sie, ob der Hinweis in Ihrer Einbindung tatsächlich sichtbar ist.
• Deepfakes: Wer als Betreiber mit KI Bild-, Ton- oder Videoinhalte erzeugt oder verändert, die ein Deepfake sind, muss offenlegen, dass sie künstlich erzeugt oder manipuliert wurden. Ist der Inhalt Teil eines offensichtlich künstlerischen, kreativen, satirischen oder fiktionalen Werks, genügt ein Hinweis, der die Darstellung nicht beeinträchtigt.
• Übergang für Anbieter generativer Systeme: Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, gilt die technische Kennzeichnungspflicht aus Artikel 50 Absatz 2 erst ab dem 2. Dezember 2026 (Artikel 111 Absatz 4). Sie betrifft Anbieter, nicht Anwenderunternehmen.
• KI-generierte Texte, aber nur in einem engen Fall: Die Offenlegungspflicht greift bei Texten, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren. Und sie entfällt ausdrücklich, wenn die Inhalte einem Verfahren der menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurden und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung trägt.

Prüfen Sie den dritten Punkt genau: Ein Unternehmensblog, ein Newsletter oder eine Produktbeschreibung ist nicht allein deshalb kennzeichnungspflichtig, weil KI bei der Erstellung geholfen hat. Werden die Inhalte menschlich geprüft oder redaktionell kontrolliert und trägt eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung, greift die Ausnahme. Der Zweck der Veröffentlichung ist die zweite Hürde – die Pflicht zielt auf Information der Öffentlichkeit zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Verlassen Sie sich aber nicht allein darauf: Auch ein Unternehmensblog kann im Einzelfall über eine solche Angelegenheit informieren. Die redaktionelle Kontrolle ist das belastbarere Argument.

Der Aufwand für das, was tatsächlich zu tun ist, bleibt nach unserer Einschätzung gering: ein Hinweis spätestens bei der ersten Interaktion (Artikel 50 Absatz 5), eine Kennzeichnung bei Deepfakes.

Was der Digital Omnibus geändert hat – und was nicht

Die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 – die „Digital-Omnibus-Verordnung zur KI” – wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Sie verschiebt die Pflichten für Hochrisiko-KI-Systeme:

Bereich	Ursprünglich	Jetzt
Eigenständige Hochrisiko-Systeme (Anhang III)	2. August 2026	2. Dezember 2027
In Produkte eingebettete KI (Anhang I)	2. August 2027	2. August 2028

Neben den Fristen enthält die Verordnung weitere Änderungen an der KI-Verordnung. Für Anwenderunternehmen besonders relevant: Artikel 4 wurde neu gefasst und von einer Pflicht, ein ausreichendes Kompetenzniveau nach besten Kräften sicherzustellen, zu einer Pflicht, Maßnahmen zur Unterstützung der Kompetenzentwicklung zu ergreifen (siehe oben).

Geändert wurden unter anderem auch Artikel 5 und die Bußgeldvorschrift in Artikel 99. Die durch den Digital Omnibus neu eingefügten Verbote (Artikel 5 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstaben ba und bb, etwa KI-Systeme, die ohne ausdrückliche Zustimmung intime Darstellungen bestimmbarer Personen erzeugen oder manipulieren) gelten ab dem 2. Dezember 2026. Welche Fassung ab welchem Datum gilt, prüfen Sie vor jeder Entscheidung am Amtsblatt: Verordnung (EU) 2026/1744 auf EUR-Lex. Zuständige Marktüberwachungsbehörde in Deutschland ist nach § 2 des Gesetzes zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz (KI-MIG) grundsätzlich die Bundesnetzagentur; für einzelne Bereiche, etwa Finanzdienstleistungen, sind andere Behörden zuständig.

Achten Sie darauf, ob eine Quelle den 2. August 2026 noch als Stichtag für Hochrisiko-Pflichten nennt: Dieser Teil ist seit Ende Juli überholt, die Transparenzpflichten gelten dagegen grundsätzlich seit diesem Datum.

Sind Sie überhaupt betroffen? Vier Fragen

Arbeiten Sie die folgenden Fragen in dieser Reihenfolge ab.

1. Entwickeln oder vermarkten Sie KI-Systeme unter eigenem Namen? Falls nein, sind Sie Betreiber und nicht Anbieter – die umfangreichen Anbieterpflichten entfallen. Achtung: Wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt, ist Anbieter (Artikel 3 Nummer 3). Nach Artikel 25 gilt außerdem als Anbieter, wer ein Hochrisiko-System mit eigenem Namen versieht oder wesentlich verändert oder wer den Zweck eines KI-Systems so ändert, dass es zum Hochrisiko-System wird. Das kann etwa gelten, wenn Sie einen allgemeinen Chatbot gezielt zur Sichtung von Bewerbungen einsetzen (Anhang III Nr. 4 Buchstabe a); lassen Sie das im Einzelfall prüfen.

2. Setzen Sie KI in einem der Anhang-III-Bereiche ein? Anhang III nennt acht Bereiche, darunter Beschäftigung und Personalmanagement, Zugang zu grundlegenden Diensten wie Krediten, Bildung, Biometrie und kritische Infrastruktur. Für Mittelständler ist nach unserer Einschätzung vor allem der erste praktisch relevant: KI in der Bewerberauswahl oder in Personalentscheidungen. Falls ja, gelten für Sie Betreiberpflichten ab dem 2. Dezember 2027, sofern keine Ausnahme nach Artikel 6 Absatz 3 greift, etwa bei einer eng gefassten Verfahrensaufgabe.

3. Kommuniziert Ihre KI direkt mit Menschen? Falls ja, prüfen Sie, wer die Hinweispflicht trägt: Nehmen Sie den Chatbot unter eigenem Namen in Betrieb, ob selbst gebaut oder in Auftrag gegeben, sind Sie es; bei einem Standardprodukt unter fremdem Namen ist es dessen Anbieter. In beiden Fällen sollte der Hinweis in Ihrer Einbindung sichtbar sein.

4. Nutzen Mitarbeitende KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag? Falls ja, greift die Kompetenzpflicht aus Artikel 4, seit Februar 2025 und seit dem 27. Juli 2026 in der abgeschwächten Fassung.

Die Checkliste für Anwenderunternehmen

• Bestandsaufnahme: Welche KI-Werkzeuge werden bei uns tatsächlich genutzt? Auch die, die einzelne Abteilungen ohne IT-Beteiligung eingeführt haben.
• Einordnung je Werkzeug: Sind wir Betreiber oder ausnahmsweise Anbieter? Fällt der Einsatz in einen Anhang-III-Bereich?
• Kompetenz nachweisen: Wer nutzt was, und wer wurde wann unterwiesen? Die Verordnung schreibt keine bestimmte Dokumentation vor; eine einfache Liste hilft, die Maßnahmen zu belegen.
• Nutzungsregeln festhalten: Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Nach unserer Einschätzung der praktisch wichtigste Punkt, und zugleich einer, der Datenschutzproblemen vorbeugt.
• Transparenzhinweise setzen: überall dort, wo KI direkt mit Kunden oder Bewerbern kommuniziert.
• Personalprozesse gesondert prüfen: Sobald KI Bewerbungen vorsortiert oder bewertet, ist der Fall anders gelagert als jede andere Anwendung im Haus.
• Zuständigkeit benennen: eine Person, die den Überblick behält, wenn neue Werkzeuge dazukommen.

Für den Mittelstand heißt das

Für reine Anwender ist die Regulierung nach unserer Einschätzung überschaubar – aber sie ist auch nicht null. Kompetenz- und Transparenzpflicht gelten schon heute; für ein Anwenderunternehmen ohne Hochrisiko-Einsatz lassen sie sich nach unserer Einschätzung mit wenig Aufwand erfüllen.

Ernst wird es nach unserer Einschätzung für Anwenderunternehmen vor allem an einer Stelle: KI in Personalentscheidungen. Wer dort automatisiert, sollte die Einordnung sauber dokumentieren, auch wenn die Pflichten erst Ende 2027 greifen – die Zeit dazwischen ist Vorbereitungszeit, keine Pause.

Und ein praktischer Rat zur Bestandsaufnahme: Fragen Sie in den Abteilungen nach, welche KI-Dienste dort im Alltag genutzt werden. Prüfen Sie, ob diese Liste mit Ihrer IT-Übersicht übereinstimmt; sie ist die Grundlage für alles Weitere. Wenn Sie dabei ohnehin über den KI-Einsatz im Haus sprechen, lohnt der Blick auf den Readiness-Check und auf die typischen Fehler bei der KI-Einführung.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick nach bestem Wissen zum Stand 16. September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand und Änderungen der KI-Verordnung laufend prüfen: Ursprungsfassung Verordnung (EU) 2024/1689, Änderungen Verordnung (EU) 2026/1744.

FAQ

Gilt der EU AI Act auch für kleine Unternehmen?

Ja, die Verordnung kennt keine generelle Ausnahme nach Unternehmensgröße. Der Umfang der Pflichten hängt aber an Ihrer Rolle und am Anwendungsfall: Wer KI nur einsetzt und nicht in einem Hochrisiko-Bereich anwendet, hat im Wesentlichen die Kompetenz-, Verbots- und Transparenzpflichten zu beachten.

Was gilt seit dem 2. August 2026?

Für Anwenderunternehmen vor allem die Transparenzpflichten aus Artikel 50: Menschen müssen erkennen können, wenn sie direkt mit einem KI-System interagieren, und künstlich erzeugte Inhalte müssen in bestimmten Fällen offengelegt werden.

Wurden die Hochrisiko-Pflichten wirklich verschoben?

Ja. Die Verordnung (EU) 2026/1744 („Digital Omnibus”) vom 8. Juli 2026 wurde am 24. Juli 2026 veröffentlicht und ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Sie verschiebt die Pflichten für eigenständige Hochrisiko-Systeme nach Anhang III auf den 2. Dezember 2027 und für in Produkte eingebettete KI nach Anhang I auf den 2. August 2028.

Müssen wir KI-generierte Blogbeiträge oder Newsletter kennzeichnen?

Nicht allein deshalb, weil KI beim Schreiben geholfen hat. Die Offenlegungspflicht für KI-generierte Texte greift nur bei Veröffentlichungen, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen. Und selbst dann entfällt sie, wenn der Text menschlich geprüft oder redaktionell kontrolliert wurde und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung trägt. Bei Deepfakes gilt die Kennzeichnungspflicht dagegen unabhängig davon.

Ist ein KI-Chatbot auf unserer Website ein Hochrisiko-System?

Nicht, solange er nur Auskünfte gibt: Ein solcher Chatbot ist in Anhang III nicht aufgeführt. Anders kann es aussehen, wenn Sie ihn in einem dort genannten Bereich einsetzen, etwa zur Sichtung von Bewerbungen. Unabhängig davon gilt die Transparenzpflicht aus Artikel 50 Absatz 1: Nutzer müssen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, sofern das nicht offensichtlich ist.

Was müssen wir für die KI-Kompetenzpflicht konkret tun?

Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz der Mitarbeitenden unterstützen, die KI-Werkzeuge nutzen. Praktisch heißt das: Die Mitarbeitenden sollten Möglichkeiten und Grenzen der Werkzeuge kennen und wissen, welche Daten sie eingeben dürfen. Seit der Neufassung durch den Digital Omnibus am 27. Juli 2026 stellt Artikel 4 ausdrücklich klar, dass Sie für keine Person ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren müssen; Sie schulden die Maßnahmen. Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Format vor; eine dokumentierte Unterweisung plus schriftliche Nutzungsregeln sind ein pragmatischer Weg.

Drohen Bußgelder?

Ja. Verstöße etwa gegen die Verbote aus Artikel 5 oder die Transparenzpflichten aus Artikel 50 können nach Artikel 99 mit Geldbußen geahndet werden. Die Bußgeldvorschrift wurde durch den Digital Omnibus ebenfalls geändert; den geltenden Wortlaut prüfen Sie am Amtsblatt. Für Anwenderunternehmen ohne Hochrisiko-Einsatz ist das Risiko nach unserer Einschätzung überschaubar, solange Kompetenz-, Verbots- und Transparenzpflichten eingehalten werden.