EU AI Act für Anwenderunternehmen: Welche Pflichten den Mittelstand treffen

Wenn Ihr Unternehmen KI einsetzt, aber keine KI-Systeme entwickelt oder unter eigenem Namen anbietet, sind für Sie aus der KI-Verordnung vor allem drei Pflichten praktisch relevant: Sie müssen Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden fördern, verbotene Anwendungen dürfen Sie nicht einsetzen, und Sie müssen die Transparenzpflichten beachten, etwa bei Deepfakes. Die vielzitierten Hochrisiko-Pflichten greifen nur in den in Anhang I und III genannten Bereichen und wurden für diese Fälle durch den Digital Omnibus verschoben.

Zwei Einschränkungen gleich vorweg, damit diese Aufzählung nicht falsch gelesen wird. Erstens ist sie keine abschließende Liste: Je nach Anwendungsfall können weitere Pflichten aus der KI-Verordnung hinzukommen, etwa wenn Sie ein zugekauftes System wesentlich verändern oder in einem Hochrisiko-Bereich einsetzen. Zweitens gilt neben der KI-Verordnung das übrige Recht weiter – Datenschutz, Arbeits- und Mitbestimmungsrecht, Urheberrecht, Verbraucherschutz und branchenspezifische Vorgaben. Prüfen Sie beim KI-Einsatz in der Personalabteilung deshalb auch, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden und ob das System Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen kann – davon hängen unter anderem die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und Datenschutzpflichten ab, unabhängig davon, was die KI-Verordnung dazu sagt. Für KI-Agenten, die selbst Daten abrufen und Aktionen ausführen, übersetzt der Beitrag zu KI-Agenten und DSGVO die Datenschutzanforderungen in Bauentscheidungen.

Die Unterscheidung, um die es hier geht, ist trotzdem der eigentliche Punkt. Prüfen Sie bei jedem Ratgeber, ob er die Pflichten von Anbietern von KI-Systemen beschreibt. Wer ein fertiges Werkzeug einkauft und benutzt, ist in der Sprache der Verordnung ein Betreiber, und für den gilt aus der KI-Verordnung deutlich weniger.

Die drei Pflichten, die Sie jetzt betreffen

1. KI-Kompetenz (Artikel 4) – gilt seit Februar 2025, seit dem 27. Juli 2026 in abgeschwächter Form

Gilt gemeinsam mit den Verboten seit dem 2. Februar 2025. Ihre Neufassung durch den Digital Omnibus ist eine Änderung, die jedes Unternehmen betrifft, das KI einsetzt. Bis zum 27. Juli 2026 verlangte Artikel 4 Maßnahmen, um „nach besten Kräften sicherzustellen“, dass das Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Seither lautet die Vorschrift, dass Anbieter und Betreiber „Maßnahmen [ergreifen], um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind”. Und ausdrücklich weiter: „Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.”

Der Unterschied ist praktisch relevant, hebt die Pflicht aber nicht auf. Die Pflicht besteht fort – die Verordnung nennt sie selbst eine Verpflichtung, und sie trifft jedes Unternehmen, das KI einsetzt. Weggefallen ist das Ziel, ein ausreichendes Kompetenzniveau sicherzustellen: Sie schulden Maßnahmen zur Unterstützung, ausdrücklich kein garantiertes Niveau je Person. Zu berücksichtigen sind dabei ausdrücklich technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung sowie der Einsatzkontext und die Personen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen.

Was das praktisch bedeutet: Wer in Ihrem Unternehmen ein KI-Werkzeug benutzt, sollte verstehen, was es kann, wo es Fehler macht und welche Daten er hineingeben darf. Die Verordnung schreibt kein Zertifikat und keine bestimmte Schulungsform vor. Eine dokumentierte Unterweisung plus schriftliche Nutzungsregeln bleibt ein pragmatischer Weg und dient als Nachweis, dass Sie Maßnahmen ergriffen haben.

2. Verbotene Praktiken (Artikel 5) – gilt seit dem 2. Februar 2025

Bestimmte Anwendungen sind in der EU unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße untersagt, unter anderem die Bewertung von Menschen nach ihrem sozialen Verhalten, wenn sie zu ungerechtfertigter oder unverhältnismäßiger Benachteiligung oder zu Benachteiligung in fremden Zusammenhängen führt, das Ausnutzen von Schutzbedürftigkeit und die Ableitung von Emotionen am Arbeitsplatz, außer aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen (Artikel 5). Prüfen Sie bei Software, die Stimmung oder Belastung von Mitarbeitenden auswertet, ob sie dafür biometrische Daten wie Gesicht oder Stimme nutzt: Die Verordnung definiert Emotionserkennung über biometrische Daten (Artikel 3 Nummer 39, Erwägungsgrund 44). Lassen Sie klären, ob das Verbot greift, bevor die Software eingesetzt wird.

3. Transparenz (Artikel 50) – gilt seit dem 2. August 2026

Gilt grundsätzlich seit dem 2. August 2026. Artikel 50 verlangt, dass Menschen erkennen können, wenn sie es mit einem KI-System zu tun haben. Für Anwenderunternehmen sind vor allem vier Punkte relevant, dazu eine Übergangsregel:

• Direkte Interaktion: Nutzer müssen grundsätzlich darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren – sofern das nicht aus den Umständen ohnehin offensichtlich ist. Adressat dieser Pflicht ist nach Artikel 50 Absatz 1 der Anbieter des Systems. Wer einen Chatbot unter eigenem Namen in Betrieb nimmt, ob selbst gebaut oder in Auftrag gegeben, ist selbst Anbieter. Nutzen Sie ein Standardprodukt unter fremdem Namen, prüfen Sie, ob der Hinweis in Ihrer Einbindung tatsächlich sichtbar ist.
• Deepfakes: Wer als Betreiber mit KI Bild-, Ton- oder Videoinhalte erzeugt oder verändert, die ein Deepfake sind, muss offenlegen, dass sie künstlich erzeugt oder manipuliert wurden. Ist der Inhalt Teil eines offensichtlich künstlerischen, kreativen, satirischen oder fiktionalen Werks, genügt ein Hinweis, der die Darstellung nicht beeinträchtigt.
• Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung: Wer als Betreiber ein Emotionserkennungssystem oder ein System zur biometrischen Kategorisierung einsetzt, muss die betroffenen Personen über den Betrieb informieren (Artikel 50 Absatz 3). Ein Beispiel, das nicht aus der Verordnung stammt: eine Software, die aus Stimmmerkmalen von Anrufern deren Emotionen ableitet. Die Definition steht in Artikel 3 Nummer 39; Erwägungsgrund 18 nennt Stimmmerkmale wie eine erhobene Stimme oder ein Flüstern als Ausdrucksformen, die zum Ableiten von Emotionen verwendet werden können. Prüfen Sie, ob ein solches Werkzeug biometrische Daten wie Stimmmerkmale nutzt oder nur den Gesprächstext auswertet: Davon hängt ab, ob es ein Emotionserkennungssystem im Sinne der Verordnung ist. Ist es eines, prüfen Sie zwei weitere Punkte: Die Ableitung von Emotionen am Arbeitsplatz ist außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen verboten (siehe oben, Artikel 5); klären Sie also, ob das Werkzeug auch die Stimme Ihrer eigenen Mitarbeitenden auswertet. Und Emotionserkennungssysteme stehen in Anhang III Nummer 1 Buchstabe c, zählen also grundsätzlich zu den Hochrisiko-Systemen.
• Übergang für Anbieter generativer Systeme: Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, gilt die technische Kennzeichnungspflicht aus Artikel 50 Absatz 2 erst ab dem 2. Dezember 2026 (Artikel 111 Absatz 4). Sie betrifft Anbieter, nicht Anwenderunternehmen.
• KI-generierte Texte, aber nur in einem engen Fall: Die Offenlegungspflicht greift bei Texten, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren. Und sie entfällt ausdrücklich, wenn die Inhalte einem Verfahren der menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurden und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung trägt.

Prüfen Sie den Punkt zu KI-generierten Texten genau: Ein Unternehmensblog, ein Newsletter oder eine Produktbeschreibung ist nicht allein deshalb kennzeichnungspflichtig, weil KI bei der Erstellung geholfen hat. Werden die Inhalte menschlich geprüft oder redaktionell kontrolliert und trägt eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung, greift die Ausnahme. Der Zweck der Veröffentlichung ist die zweite Hürde – die Pflicht zielt auf Information der Öffentlichkeit zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Verlassen Sie sich aber nicht allein darauf: Auch ein Unternehmensblog kann im Einzelfall über eine solche Angelegenheit informieren. Die redaktionelle Kontrolle ist das belastbarere Argument.

Was bei Chatbots und Deepfakes konkret zu tun ist: bei Chatbots (Pflicht des Anbieters) ein Hinweis spätestens bei der ersten Interaktion (Artikel 50 Absatz 5), bei Deepfakes die Offenlegung, dass die Inhalte künstlich erzeugt oder manipuliert sind (Artikel 50 Absatz 4).

Was der Digital Omnibus geändert hat – und was nicht

Die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 – die „Digital-Omnibus-Verordnung zur KI” – wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Sie verschiebt den Geltungsbeginn der Hochrisiko-Vorschriften in Kapitel III Abschnitte 1 bis 3 (Artikel 113 Absatz 3 Buchstabe c):

Bereich	Ursprünglich	Jetzt
Eigenständige Hochrisiko-Systeme (Anhang III)	2. August 2026	2. Dezember 2027
In Produkte eingebettete KI (Anhang I)	2. August 2027	2. August 2028

Neben den Fristen enthält die Verordnung weitere Änderungen an der KI-Verordnung. Für Anwenderunternehmen besonders relevant: Artikel 4 wurde neu gefasst und von einer Pflicht, ein ausreichendes Kompetenzniveau nach besten Kräften sicherzustellen, zu einer Pflicht, Maßnahmen zur Unterstützung der Kompetenzentwicklung zu ergreifen (siehe oben).

Geändert wurden unter anderem auch Artikel 5 und die Bußgeldvorschrift in Artikel 99 (Einzelheiten im nächsten Abschnitt). Die durch den Digital Omnibus neu eingefügten Verbote (Artikel 5 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstaben ba und bb, etwa KI-Systeme, die ohne ausdrückliche Zustimmung intime Darstellungen bestimmbarer Personen erzeugen oder manipulieren) gelten ab dem 2. Dezember 2026. Welche Fassung ab welchem Datum gilt, prüfen Sie vor jeder Entscheidung am Amtsblatt: Verordnung (EU) 2026/1744 auf EUR-Lex. Zuständige Marktüberwachungsbehörde in Deutschland ist nach § 2 des Gesetzes zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz (KI-MIG) grundsätzlich die Bundesnetzagentur; für einzelne Bereiche, etwa Finanzdienstleistungen, sind andere Behörden zuständig.

Achten Sie darauf, ob eine Quelle den 2. August 2026 noch als Stichtag für die Hochrisiko-Pflichten nennt: Für Kapitel III Abschnitte 1 bis 3, also Einstufung, Anforderungen und Pflichten von Anbietern und Betreibern, ist das seit Ende Juli überholt. Andere Vorschriften gelten dagegen grundsätzlich seit diesem Datum, darunter die Transparenzpflichten aus Artikel 50 und einzelne Vorschriften mit Hochrisiko-Bezug wie das Recht auf Erläuterung aus Artikel 86.

Welche Bußgelder drohen

Die Obergrenzen für Geldbußen stehen in Artikel 99 und gelten seit dem 2. August 2025 (Artikel 113 Absatz 3 Buchstabe b). Die Verordnung staffelt nach Art des Verstoßes; die Beträge sind Höchstgrenzen („bis zu“):

Verstoß	Obergrenze	Welcher Betrag gilt
Verbotene Praktiken (Artikel 5)	35 Mio. Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres (Abs. 3)	der höhere; für KMU der niedrigere
Unter anderem Betreiberpflichten (Artikel 26) und Transparenzpflichten (Artikel 50)	15 Mio. Euro oder 3 % (Abs. 4)	der höhere; für KMU und kleine Midcap-Unternehmen der niedrigere
Falsche, unvollständige oder irreführende Auskünfte an Behörden	7,5 Mio. Euro oder 1 % (Abs. 5)	der höhere; für KMU und kleine Midcap-Unternehmen der niedrigere

Drei Punkte zur Einordnung:

• KMU-Regel: Für KMU einschließlich Start-ups gilt bei jeder Stufe der jeweils niedrigere der beiden Beträge (Absatz 6). Der Digital Omnibus hat das für kleine Midcap-Unternehmen übernommen, aber nur für die Stufen der Absätze 4 und 5, nicht für Verstöße gegen die Verbote (Absatz 6a). Was ein KMU ist, richtet sich nach der Empfehlung 2003/361/EG, was ein kleines Midcap-Unternehmen ist, nach der Empfehlung (EU) 2025/1099 (Artikel 3 Nummern 14a und 14b in der Fassung des Omnibus).
• Artikel 4 steht in keiner der drei Stufen. Die Mitgliedstaaten legen Sanktionen für jeden Verstoß gegen die Verordnung fest (Artikel 99 Absatz 1); für die KI-Kompetenz gibt die Verordnung selbst also keinen Bußgeldrahmen vor. Die deutsche Bußgeldvorschrift zur Verordnung, § 15 KI-MIG, nennt Artikel 4 nicht (Stand 28. September 2026).
• Die Obergrenze ist nicht der Regelfall. Bei der Höhe sind unter anderem Art, Schwere und Dauer des Verstoßes, Größe und Umsatz des Unternehmens, Vorsatz oder Fahrlässigkeit und die Zusammenarbeit mit der Behörde zu berücksichtigen (Absatz 7). Die Mitgliedstaaten berücksichtigen dabei die Interessen von KMU und kleinen Midcap-Unternehmen sowie deren wirtschaftliches Überleben (Absatz 1).

Ein Rechenbeispiel mit einem angenommenen Jahresumsatz von 40 Mio. Euro: 3 % davon sind 1,2 Mio. Euro. Ist das Unternehmen ein KMU, liegt die Obergrenze für einen Verstoß gegen Artikel 26 oder 50 bei diesen 1,2 Mio. Euro, weil sie niedriger ist als 15 Mio. Euro. Ohne die KMU-Regel wären es 15 Mio. Euro, weil dann der höhere Betrag gilt.

Sind Sie überhaupt betroffen? Vier Fragen

Arbeiten Sie die folgenden Fragen in dieser Reihenfolge ab.

1. Entwickeln oder vermarkten Sie KI-Systeme unter eigenem Namen? Falls nein, sind Sie Betreiber und nicht Anbieter – die umfangreichen Anbieterpflichten entfallen. Achtung: Wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt, ist Anbieter (Artikel 3 Nummer 3). Nach Artikel 25 gilt außerdem als Anbieter, wer ein Hochrisiko-System mit eigenem Namen versieht oder wesentlich verändert oder wer den Zweck eines KI-Systems so ändert, dass es zum Hochrisiko-System wird. Das kann etwa gelten, wenn Sie einen allgemeinen Chatbot gezielt zur Sichtung von Bewerbungen einsetzen (Anhang III Nr. 4 Buchstabe a); lassen Sie das im Einzelfall prüfen.

2. Setzen Sie KI in einem der Anhang-III-Bereiche ein? Anhang III nennt acht Bereiche, darunter Beschäftigung und Personalmanagement, Zugang zu grundlegenden Diensten wie Krediten, Bildung, Biometrie und kritische Infrastruktur. Prüfen Sie den ersten Bereich in jedem Fall, weil er jedes Unternehmen mit Beschäftigten betreffen kann: KI in der Bewerberauswahl oder in Personalentscheidungen. Falls ja, gelten für Sie Betreiberpflichten ab dem 2. Dezember 2027, sofern keine Ausnahme nach Artikel 6 Absatz 3 greift, etwa bei einer eng gefassten Verfahrensaufgabe. Welche Pflichten das sind, steht im Abschnitt „KI im Personalbereich“ weiter unten.

3. Kommuniziert Ihre KI direkt mit Menschen? Falls ja, prüfen Sie, wen die Hinweispflicht trifft: Nehmen Sie den Chatbot unter eigenem Namen in Betrieb, ob selbst gebaut oder in Auftrag gegeben, sind Sie es; bei einem Standardprodukt unter fremdem Namen ist es dessen Anbieter. In beiden Fällen sollte der Hinweis in Ihrer Einbindung sichtbar sein.

4. Nutzen Mitarbeitende KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag? Falls ja, greift die Kompetenzpflicht aus Artikel 4, seit Februar 2025 und seit dem 27. Juli 2026 in der abgeschwächten Fassung.

KI im Personalbereich: was ab dem 2. Dezember 2027 gilt

Anhang III Nummer 4 erfasst zwei Gruppen von KI-Systemen. Buchstabe a: Systeme, die für die Einstellung oder Auswahl von Personen verwendet werden sollen, insbesondere um gezielte Stellenanzeigen zu schalten, Bewerbungen zu sichten oder zu filtern und Bewerber zu bewerten. Buchstabe b: Systeme für Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderungen und Kündigungen, für die Zuweisung von Aufgaben aufgrund des individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale und für die Beobachtung und Bewertung von Leistung und Verhalten der Beschäftigten. Die Hochrisiko-Vorschriften aus Kapitel III Abschnitte 1 bis 3, darunter die Einstufung nach Artikel 6 und die Betreiberpflichten nach Artikel 26, gelten für diese Systeme seit dem Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027 (Artikel 113 Absatz 3 Buchstabe c Ziffer i). Einzelne Vorschriften außerhalb dieser Abschnitte, etwa Artikel 86, gelten schon seit dem 2. August 2026 (siehe unten). Arbeiten Sie die folgenden Prüfschritte in dieser Reihenfolge ab.

Schritt 1: Ist das System trotz Anhang III ausnahmsweise nicht hochriskant? Nach Artikel 6 Absatz 3 gilt ein in Anhang III genanntes System nicht als hochriskant, wenn es kein erhebliches Risiko für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte birgt, unter anderem weil es das Ergebnis der Entscheidung nicht wesentlich beeinflusst. Dafür muss eine dieser Bedingungen erfüllt sein: Das System ist dazu bestimmt,

• eine eng gefasste Verfahrensaufgabe durchzuführen,
• das Ergebnis einer zuvor abgeschlossenen menschlichen Tätigkeit zu verbessern,
• Entscheidungsmuster oder Abweichungen davon zu erkennen, ohne die menschliche Bewertung ohne angemessene menschliche Überprüfung zu ersetzen oder zu beeinflussen, oder
• eine vorbereitende Aufgabe für eine Bewertung durchzuführen.

Die Ausnahme hat zwei Grenzen. Nimmt das System ein Profiling natürlicher Personen vor, gilt es immer als hochriskant (Artikel 6 Absatz 3 Unterabsatz 3). Und die Einschätzung, dass ein System nicht hochriskant ist, dokumentiert der Anbieter vor dem Inverkehrbringen; er unterliegt außerdem der Registrierungspflicht (Artikel 6 Absatz 4). Fragen Sie beim Kauf eines HR-Werkzeugs deshalb nach dieser Dokumentation. Prüfen Sie bei einem Werkzeug, das Bewerbungen nach Eignung sortiert oder bewertet, ob es dabei ein Profiling vornimmt: Dann scheidet die Ausnahme aus.

Schritt 2: Sind Sie Betreiber oder werden Sie zum Anbieter? Setzen Sie ein allgemeines Werkzeug, etwa einen Chatbot, selbst für die Bewerberauswahl ein, kann das eine Zweckänderung nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe c sein, die Sie zum Anbieter macht (siehe Frage 1 oben). Dann gelten für Sie die Anbieterpflichten, nicht nur die Betreiberpflichten.

Schritt 3: Wurde das System (Art und Modell) schon vor dem Geltungsbeginn in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen? Nach Artikel 111 Absatz 2 in der Fassung des Omnibus gilt die Verordnung, unbeschadet der Verbote aus Artikel 5, für Hochrisiko-Systeme, die „vor dem Beginn der Anwendung des Kapitels III gemäß Artikel 113“ in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wurden, nur dann, wenn sie danach in ihrer Konzeption erheblich verändert werden. Maßgeblich ist nach Erwägungsgrund 39 der Verordnung (EU) 2026/1744 das erste Inverkehrbringen oder die erste Inbetriebnahme einer Einheit dieser Art und dieses Modells auf dem Unionsmarkt, nicht Ihr eigener Einsatzbeginn. Welches Datum das ist, lässt der Wortlaut offen: Erwägungsgrund 39 spricht vom „Geltungsbeginn der einschlägigen Bestimmungen“, und die Abschnitte 1 bis 3 von Kapitel III gelten für Anhang-III-Systeme ab dem 2. Dezember 2027 (Artikel 113 Absatz 3 Buchstabe c Ziffer i); Abschnitt 4 desselben Kapitels gilt dagegen schon seit dem 2. August 2025 (Buchstabe b), Abschnitt 5 seit dem 2. August 2026. Verlassen Sie sich auf diese Übergangsregel deshalb nicht ohne Prüfung: Lassen Sie im Einzelfall klären, ob Ihr System darunter fällt und ob Updates des Anbieters seine Gestaltung erheblich verändern.

Schritt 4: Die Betreiberpflichten aus Artikel 26. Ist das System hochriskant und sind Sie Betreiber, müssen Sie ab dem 2. Dezember 2027 unter anderem

• das System entsprechend der Betriebsanleitung des Anbieters verwenden und dafür technische und organisatorische Maßnahmen treffen (Absatz 1),
• die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die über die erforderliche Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen, und sie dabei unterstützen (Absatz 2),
• soweit Sie die Eingabedaten kontrollieren, dafür sorgen, dass sie der Zweckbestimmung entsprechen und ausreichend repräsentativ sind (Absatz 4),
• den Betrieb anhand der Betriebsanleitung überwachen; bei Grund zur Annahme, dass das System ein Risiko im Sinne von Artikel 79 Absatz 1 birgt, den Anbieter oder Händler und die Marktüberwachungsbehörde unverzüglich informieren und die Verwendung aussetzen; schwerwiegende Vorfälle unverzüglich melden (Absatz 5),
• die automatisch erzeugten Protokolle, soweit sie Ihrer Kontrolle unterliegen, mindestens sechs Monate aufbewahren, sofern Unionsrecht, insbesondere das Datenschutzrecht, oder nationales Recht nichts anderes bestimmt (Absatz 6),
• vor der Inbetriebnahme am Arbeitsplatz die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Beschäftigten informieren, dass sie der Verwendung des Systems unterliegen werden (Absatz 7),
• die Personen, über die das System Entscheidungen trifft oder bei solchen Entscheidungen unterstützt, über die Verwendung informieren, im Recruiting also die Bewerber (Absatz 11),
• die Informationen des Anbieters nach Artikel 13 für eine Datenschutz-Folgenabschätzung nutzen, soweit Sie eine durchführen müssen (Absatz 9).

Zusätzlich: Recht auf Erläuterung (Artikel 86). Personen, die von einer Entscheidung betroffen sind, die Sie auf Grundlage der Ausgaben eines Hochrisiko-Systems nach Anhang III (außer Nummer 2) getroffen haben und die rechtliche Auswirkungen hat oder sie in ähnlicher Art erheblich auf eine Weise beeinträchtigt, die ihrer Ansicht nach ihre Gesundheit, ihre Sicherheit oder ihre Grundrechte beeinträchtigt, haben das Recht auf eine klare und aussagekräftige Erläuterung zur Rolle des KI-Systems und zu den wichtigsten Elementen der Entscheidung (Artikel 86 Absatz 1). Das gilt nicht, soweit sich Ausnahmen aus dem Unionsrecht oder nationalem Recht ergeben oder das Recht anderweitig im Unionsrecht festgelegt ist (Absätze 2 und 3). Artikel 86 gilt nach Artikel 113 seit dem 2. August 2026; ob ein System nach Anhang III hochriskant ist, bestimmt aber Artikel 6, und der gilt für diese Systeme erst ab dem 2. Dezember 2027. Ob Bewerber die Erläuterung schon vorher verlangen können, lassen Sie im Zweifel klären. In Deutschland handelt ordnungswidrig, wer als Betreiber eines Hochrisiko-Systems nach Anhang III Nummer 1, 3, 4 oder 5 nicht für diese Erläuterung sorgt; die Geldbuße beträgt bis zu 50.000 Euro (§ 15 Absätze 2 und 3 KI-MIG).

Verstöße gegen Artikel 26 fallen in die mittlere Bußgeldstufe (Artikel 99 Absatz 4 Buchstabe e). Eine Grundrechte-Folgenabschätzung nach Artikel 27 müssen im Personalbereich nur Einrichtungen des öffentlichen Rechts und private Einrichtungen durchführen, die öffentliche Dienste erbringen; für die übrigen Unternehmen verlangt Artikel 27 sie nur beim Einsatz für Kreditwürdigkeitsprüfung oder für Risikobewertung und Preisbildung in der Lebens- und Krankenversicherung (Anhang III Nummer 5 Buchstaben b und c).

Die Informationspflicht gegenüber den Arbeitnehmervertretern ersetzt keine Mitbestimmung: Die Verordnung lässt für Beschäftigte günstigere nationale Vorschriften und Kollektivvereinbarungen ausdrücklich zu (Artikel 2 Absatz 11). Ob der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmt, prüfen Sie deshalb gesondert, und zwar schon heute, nicht erst ab Dezember 2027.

Die Checkliste für Anwenderunternehmen

• Bestandsaufnahme: Welche KI-Werkzeuge werden bei uns tatsächlich genutzt? Auch die, die einzelne Abteilungen ohne IT-Beteiligung eingeführt haben.
• Einordnung je Werkzeug: Sind wir Betreiber oder ausnahmsweise Anbieter? Fällt der Einsatz in einen Anhang-III-Bereich?
• Kompetenz nachweisen: Wer nutzt was, und wer wurde wann unterwiesen? Die Verordnung schreibt keine bestimmte Dokumentation vor; eine einfache Liste hilft, die Maßnahmen zu belegen.
• Nutzungsregeln festhalten: Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Prüfen Sie dabei auch die Datenschutzvorgaben.
• Transparenzhinweise setzen: überall dort, wo KI direkt mit Kunden oder Bewerbern kommuniziert.
• Personalprozesse gesondert prüfen: Sobald KI Bewerbungen vorsortiert oder bewertet, ist der Fall anders gelagert als der übliche Werkzeugeinsatz; die vier Prüfschritte stehen im Abschnitt zum Personalbereich.
• Zuständigkeit benennen: eine Person, die den Überblick behält, wenn neue Werkzeuge dazukommen.

Für den Mittelstand heißt das

Für reine Anwender ohne Hochrisiko-Einsatz beschränken sich die Pflichten aus der KI-Verordnung im Wesentlichen auf Kompetenz, Verbote und Transparenz, und Kompetenz- und Transparenzpflicht gelten schon heute. Prüfen Sie, ob Ihre Unterweisung, Ihre Nutzungsregeln und Ihre Hinweise bei Deepfakes und, wo Sie Anbieter sind, bei Chatbots diese Pflichten abdecken.

Anders liegt der Fall bei KI in Personalentscheidungen: Dort kommen ab dem 2. Dezember 2027 die Betreiberpflichten aus Artikel 26 hinzu. Wer dort automatisiert, sollte die Einordnung sauber dokumentieren, auch wenn die Pflichten erst Ende 2027 greifen – die Zeit dazwischen ist Vorbereitungszeit, keine Pause.

Und ein praktischer Rat zur Bestandsaufnahme: Fragen Sie in den Abteilungen nach, welche KI-Dienste dort im Alltag genutzt werden. Prüfen Sie, ob diese Liste mit Ihrer IT-Übersicht übereinstimmt; sie ist die Grundlage für alles Weitere. Wenn Sie dabei ohnehin über den KI-Einsatz im Haus sprechen, lohnt der Blick auf den KI-Quick-Check und auf die typischen Fehler bei der KI-Einführung.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick nach bestem Wissen zum Stand 28. September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand und Änderungen der KI-Verordnung laufend prüfen: Ursprungsfassung Verordnung (EU) 2024/1689, Änderungen Verordnung (EU) 2026/1744.

FAQ

Gilt der EU AI Act auch für kleine Unternehmen?

Ja, die Verordnung kennt keine generelle Ausnahme nach Unternehmensgröße. Der Umfang der Pflichten hängt aber an Ihrer Rolle und am Anwendungsfall: Wer KI nur einsetzt und nicht in einem Hochrisiko-Bereich anwendet, hat im Wesentlichen die Kompetenz-, Verbots- und Transparenzpflichten zu beachten.

Müssen wir KI-generierte Blogbeiträge oder Newsletter kennzeichnen?

Nicht allein deshalb, weil KI beim Schreiben geholfen hat. Die Offenlegungspflicht für KI-generierte Texte greift nur bei Veröffentlichungen, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen. Und selbst dann entfällt sie, wenn der Text menschlich geprüft oder redaktionell kontrolliert wurde und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung trägt. Bei Deepfakes gilt die Offenlegungspflicht dagegen unabhängig davon.

Was müssen wir für die KI-Kompetenzpflicht konkret tun?

Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz der Mitarbeitenden unterstützen, die KI-Werkzeuge nutzen. Praktisch heißt das: Die Mitarbeitenden sollten Möglichkeiten und Grenzen der Werkzeuge kennen und wissen, welche Daten sie eingeben dürfen. Seit der Neufassung durch den Digital Omnibus am 27. Juli 2026 stellt Artikel 4 ausdrücklich klar, dass Sie für keine Person ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren müssen; Sie schulden die Maßnahmen. Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Format vor; eine dokumentierte Unterweisung plus schriftliche Nutzungsregeln sind ein pragmatischer Weg.

Was müssen wir tun, wenn KI Bewerbungen vorsortiert?

Prüfen Sie zuerst, ob das System nach Artikel 6 Absatz 3 ausnahmsweise nicht hochriskant ist; nimmt es ein Profiling vor, scheidet diese Ausnahme aus. Ist es hochriskant, gelten ab dem 2. Dezember 2027 die Betreiberpflichten aus Artikel 26, unter anderem menschliche Aufsicht durch Personen mit der nötigen Kompetenz und Befugnis, die Aufbewahrung der Protokolle, soweit sie Ihrer Kontrolle unterliegen, für mindestens sechs Monate, die Information der Arbeitnehmervertreter und Beschäftigten vor der Inbetriebnahme sowie die Information der Bewerber. Die Mitbestimmung nach dem Betriebsverfassungsgesetz prüfen Sie unabhängig davon.

Drohen Bußgelder?

Ja. Die Obergrenzen stehen in Artikel 99: bis zu 35 Mio. Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes bei Verstößen gegen die Verbote aus Artikel 5, bis zu 15 Mio. Euro oder 3 % unter anderem bei Verstößen gegen die Betreiberpflichten aus Artikel 26 oder die Transparenzpflichten aus Artikel 50. Grundsätzlich gilt der höhere Betrag, für KMU der niedrigere (Artikel 99 Absatz 6); kleine Midcap-Unternehmen profitieren seit dem Digital Omnibus ebenfalls davon, allerdings nicht bei Verstößen gegen Artikel 5 (Absatz 6a). Für die KI-Kompetenz aus Artikel 4 nennt die Verordnung keinen eigenen Bußgeldrahmen; die Sanktionen legen die Mitgliedstaaten fest.