Microsoft 365 Copilot oder n8n-Automatisierung: Was kostet welcher Weg wirklich?

Microsoft 365 Copilot kostet pro Nutzer – ab 15,60 € im Monat als Business-Add-on, unabhängig davon, wie oft die einzelne Person es tatsächlich nutzt (Aktionspreis bis 30. September 2026, danach 18,20 €). n8n-Automatisierung kostet pro Workflow-Ausführung – ab 20 € im Monat für 2.500 Ausführungen, unabhängig davon, wie viele Mitarbeitende der automatisierte Vorgang betrifft. Welcher Weg für Sie günstiger ist, entscheidet sich nicht an den Listenpreisen, sondern an zwei Zahlen aus Ihrem eigenen Betrieb.

Zwei Abrechnungslogiken, kein Duell

Copilot und n8n werden in Angeboten oft nebeneinandergestellt, als müsste man sich für eines entscheiden. Tatsächlich rechnen beide nach einem grundsätzlich anderen Prinzip ab, weil sie unterschiedliche Probleme lösen. Copilot ist ein persönlicher Assistent: Er sitzt in Word, Outlook oder Teams einer einzelnen Person und hilft ihr, schneller zu formulieren, zusammenzufassen oder zu recherchieren. Deshalb wird pro Kopf abgerechnet – jede Person, die ihn nutzen soll, braucht eine eigene Lizenz, ganz gleich, ob sie ihn zehnmal am Tag oder einmal die Woche öffnet.

n8n automatisiert einen definierten Vorgang so, dass ihn niemand mehr manuell anfassen muss. Deshalb wird pro Ausführung abgerechnet – wie oft der Workflow im Monat läuft, nicht wie viele Personen im Unternehmen theoretisch davon profitieren. Ein Workflow, der eingehende Bestellungen prüft und verteilt, kostet bei n8n dasselbe, ob er für zwei oder für zweihundert Mitarbeitende entlastend wirkt.

Für den Mittelstand heißt das zunächst nur: Es sind zwei getrennte Budgetposten für zwei getrennte Fragen. Die eine lautet „Wie viele Personen sollen einen KI-Assistenten für ihre eigene Arbeit bekommen?“, die andere „Wie oft läuft ein Vorgang, den ich vollständig aus der Hand geben will?“. Wer beide Fragen mit derselben Zahl beantwortet, rechnet an der Sache vorbei.

Was Copilot kostet

Die folgenden Preise gelten laut Microsofts eigener Preisseite bei jährlicher Zahlweise, jeweils zzgl. Mehrwertsteuer, Stand 19. August 2026.

Lizenzform	Preis pro Nutzer/Monat	Bemerkung
Copilot Business (Add-on)	15,60 € (Aktionspreis bis 30.09.2026), danach 18,20 €	setzt einen bestehenden Microsoft-365-Business-Plan voraus
Business Standard + Copilot (Bundle)	20,36 €	Copilot bereits im Bundle enthalten
Business Premium + Copilot (Bundle)	27,73 €	zusätzlich erweiterte Sicherheitsfunktionen

Bei monatlicher statt jährlicher Zahlweise steigt der Add-on-Preis auf 21,84 € pro Nutzer und Monat. In jeder Variante gilt: Der Preis hängt an der Kopfzahl, nicht am Nutzungsvolumen – eine Person, die Copilot kaum öffnet, kostet genauso viel wie eine, die ihn dauernd einsetzt.

Was n8n kostet

n8n rechnet nicht pro Kopf, sondern pro Workflow-Ausführung. Preise und Ausführungszahlen sind bereits im Artikel „Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand?“ an der n8n-Preisseite geprüft; dass jeder Tarif eine unbegrenzte Nutzerzahl enthält, steht zusätzlich im Artikel „n8n vs. Make vs. Power Automate“ (beide Stand 4. August 2026, jährliche Zahlweise):

Tarif	Preis/Monat	Ausführungen	Nutzerzahl
Starter	20 €	2.500	unbegrenzt
Pro	50 €	10.000	unbegrenzt
Business (self-hosted)	667 €	40.000	unbegrenzt

Der Preis gilt für die gesamte Organisation, nicht pro Person – ob ein automatisierter Vorgang drei oder dreißig Mitarbeitende entlastet, ändert an der Rechnung nichts. Was zählt, ist ausschließlich, wie oft der Workflow im Monat ausgeführt wird.

Die Rechnung an Ihrem Fall

Ein Beispiel macht den Unterschied konkret. Nehmen wir ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitenden, von denen 6 in Vertrieb und Verwaltung von einem persönlichen KI-Assistenten für Textentwürfe und Meeting-Zusammenfassungen profitieren würden. Copilot Business kostet dafür 6 × 15,60 € = 93,60 € im Monat zum Aktionspreis, ab Oktober 2026 dann 6 × 18,20 € = 109,20 €. Läuft daneben ein einzelner, klar abgegrenzter Vorgang – etwa das Einlesen und Weiterleiten eingehender Bestellungen – 800-mal im Monat, deckt ihn der n8n-Starter-Tarif für 20 € im Monat vollständig ab, unabhängig davon, wie viele der 15 Mitarbeitenden davon entlastet werden.

Für die eigene Entscheidung zählen also zwei Zahlen: Wie viele Lizenzen bräuchten Sie tatsächlich – in unseren Projekten braucht nicht jede Person im Betrieb einen KI-Assistenten – und wie oft läuft der Vorgang im Monat, den Sie automatisieren wollen? Multiplizieren Sie die erste Zahl mit dem passenden Copilot-Preis, ordnen Sie die zweite der passenden n8n-Stufe zu, und vergleichen Sie beide Summen. Erst dieser Vergleich zeigt, welcher Weg für Ihren konkreten Fall günstiger ist – nicht die Listenpreise allein.

Für den Mittelstand heißt das

Copilot und n8n beantworten in unseren Projekten selten dieselbe Frage. Copilot bleibt dort sinnvoll, wo eine Person selbst denkt und nur schneller formulieren oder zusammenfassen will – die Lizenz zahlt sich pro Kopf, weil das Ergebnis pro Kopf entsteht. n8n setzt an, wo ein Vorgang beschreibbar genug ist, dass ihn ab einem bestimmten Punkt niemand mehr anfassen muss – die Kosten skalieren dann mit dem Vorgang, nicht mit der Belegschaft.

Rechnerisch besonders teuer wird es, wenn beide Budgets ohne die Rechnung von oben vergeben werden: Copilot-Lizenzen für Personen, die den Assistenten kaum öffnen, und eine n8n-Automatisierung für einen Vorgang, der so selten oder so unterschiedlich abläuft, dass sich der Bau nicht trägt. Beide Fehler lassen sich vermeiden, indem man vor der Entscheidung zählt statt schätzt – wie viele Lizenzen wirklich gebraucht werden, wie oft ein Vorgang tatsächlich anfällt.

Technisch schließen sich beide Wege ohnehin nicht aus: n8n bindet sich über eigene Integrationen an Outlook, Teams und SharePoint an, sodass eine Automatisierung und ein Copilot-Arbeitsplatz in derselben Microsoft-365-Umgebung nebeneinander laufen können, ohne sich zu behindern. Wollen Sie die Rechnung für Ihren eigenen Fall durchgehen, hilft unser KI-Quick-Check bei der ersten Einordnung, welche Vorgänge sich überhaupt für eine Automatisierung eignen.

FAQ

Kann man Microsoft 365 Copilot und n8n-Automatisierung gleichzeitig einsetzen? Ja, beide schließen sich nicht aus. Copilot ist ein Add-on zu einem bestehenden Microsoft-365-Plan, n8n eine eigenständige Automatisierungsplattform, die sich über eigene Integrationen an Outlook, Teams und SharePoint anbinden lässt. Es sind zwei getrennte Budgetposten für zwei unterschiedliche Probleme, kein Entweder-oder.

Ist Copilot ohne bestehenden Microsoft-365-Plan buchbar? Nein. Der Business-Add-on-Preis setzt einen qualifizierenden Microsoft-365-Business-Plan voraus; ohne den lässt sich Copilot nicht einzeln hinzubuchen. Alternativ bietet Microsoft Bundles, bei denen Basisplan und Copilot zusammen abgerechnet werden.

Was passiert mit dem Copilot-Preis nach dem 30. September 2026? Der Aktionspreis von 15,60 € pro Nutzer und Monat (Jahresabo) gilt laut Microsofts eigener Preisseite bis zum 30. September 2026. Danach greift der reguläre Preis von 18,20 € pro Nutzer und Monat bei gleicher Abrechnungsart.

Zählt bei n8n auch die Zahl der Nutzer, die den Workflow verwenden? Nein. Jeder n8n-Tarif enthält laut geprüfter Quelle eine unbegrenzte Nutzerzahl; abgerechnet wird ausschließlich die Zahl der Workflow-Ausführungen im Monat, nicht die Zahl der Personen, die davon betroffen sind oder darauf zugreifen.

Welcher Weg ist für den Mittelstand günstiger? Das lässt sich nicht pauschal beantworten – es hängt von zwei Zahlen ab: wie viele Lizenzen Sie tatsächlich bräuchten und wie oft der zu automatisierende Vorgang im Monat läuft. Die Rechnung dazu steht im Abschnitt „Die Rechnung an Ihrem Fall“ oben.