KI-Chat-Assistent oder Automatisierung: Copilot, Langdock und n8n durchgerechnet

Ein KI-Chat-Assistent wie Microsoft 365 Copilot, Langdock oder ChatGPT Business ist eine Gesprächsoberfläche, die pro Nutzer lizenziert wird und einzelnen Mitarbeitenden bei einzelnen Aufgaben hilft. Prozessautomatisierung wie n8n läuft dagegen im Hintergrund an einem festgelegten Vorgang, wird nach Ausführungen statt nach Köpfen abgerechnet und braucht keinen Menschen, der jedes Mal eine Frage stellt.

Werden beide Kategorien zu einem einzigen Vorhaben zusammengefasst („Wir machen jetzt KI.“), kann das zur falschen Kaufentscheidung führen: ein unternehmensweiter Chat-Zugang, wo eigentlich ein einzelner Vorgang automatisiert gehört, oder ein Automatisierungsprojekt, wo eine Handvoll Mitarbeitende nur schneller formulieren, zusammenfassen oder recherchieren will. Dieser Beitrag trennt die beiden Budgettöpfe, stellt die Listenpreise mit gleicher Zahlweise nebeneinander und rechnet ein Beispiel vollständig durch.

Was ein Chat-Assistent leistet und was nicht

Copilot, Langdock und ChatGPT Business folgen demselben Produktprinzip: eine Oberfläche, in der eine Person mit einem Sprachmodell arbeitet, also Text entwirft, zusammenfasst, recherchiert oder Rückfragen stellt. Der Zugang wird pro Kopf lizenziert; die Grundlizenz kostet unabhängig davon, wie oft die Person ihn tatsächlich nutzt.

Langdock nennt auf seiner Preisseite (Stand 28. September 2026, jeweils pro Nutzer und Monat, zzgl. MwSt.) für den Business-Tarif zwei Sitzarten. Der Standard-Sitz kostet für die ersten 50 Sitze mit enthaltenen KI-Modellen 29 € bei monatlicher und 23,20 € bei jährlicher Zahlweise, ohne enthaltene Modelle (mit eigenen API-Schlüsseln) 22 € beziehungsweise 17,60 €; ab dem 51. Sitz sinkt der Preis in Staffeln. Der Business-Max-Sitz mit dem fünffachen Nutzungsvolumen des Standard-Sitzes kostet 119 € monatlich oder 99 € bei jährlicher Zahlweise. Der Tarif ist laut Dokumentation für Teams bis 1.000 Nutzer ausgelegt. ChatGPT Business wird ebenfalls pro Sitz abgerechnet. OpenAI nennt in der Ankündigung vom 10. August 2026 (abgerufen am 28. September 2026) US-Dollar-Preise ohne Angabe zur Mehrwertsteuer: 25 $ monatlich oder 20 $ bei jährlicher Zahlweise für einen Standard-Sitz, 125 $ beziehungsweise 100 $ für einen Premium-Sitz mit fünffachem Nutzungsvolumen. Ein ab dem 24. August 2026 neu angelegter Business-Workspace umfasst laut OpenAI-Hilfe mindestens zwei und höchstens 200 bezahlte Sitze. Die Preise für Microsoft 365 Copilot stehen im eigenen Abschnitt weiter unten.

Ohne Erweiterung tut ein Chat-Assistent eines nicht von sich aus: einen Vorgang durchgängig abarbeiten, ohne dass jemand die Konversation startet. Wie weit sich das mit Erweiterungen ändert, unterscheidet sich je Anbieter. Langdock bietet dafür Workflows an: Ein Starter-Paket mit 2.500 Workflow-Läufen pro Monat ist laut Preisseite im Chat-Abo enthalten, größere Pakete kommen als Add-on hinzu und werden nach der Zahl der Läufe abgerechnet. Die KI-Aufrufe innerhalb der Workflows rechnet Langdock zusätzlich nach Verbrauch ab. Sobald ein Anbieter das anbietet, bewegt er sich in die zweite Kategorie hinein, und die Prüffragen zur Abgrenzung eines KI-Agenten (in der FAQ) werden relevant.

Was Prozessautomatisierung leistet und was nicht

n8n und vergleichbare Automatisierungsplattformen setzen dort an, wo ein Vorgang klar genug beschrieben ist, um ohne Rückfrage bei einem Menschen abzulaufen: eine eingehende Rechnung erkennen und ablegen, einen Datensatz zwischen zwei Systemen abgleichen, eine Benachrichtigung bei einer bestimmten Bedingung verschicken. Abgerechnet wird nach Workflow-Ausführungen, nicht nach Köpfen. Die n8n-Preisseite nennt mit Stand 28. September 2026 bei jährlicher Zahlweise (eine Angabe zur Mehrwertsteuer enthält die Tariftabelle nicht):

Tarif	Preis pro Monat	Ausführungen pro Monat	Nutzer	Betrieb
Starter	20 €	2.500	unbegrenzt	Cloud bei n8n
Pro	50 €	10.000	unbegrenzt	Cloud bei n8n
Business	667 €	40.000	unbegrenzt	nur selbst gehostet

Daneben stellt n8n eine selbst betriebene Community Edition über GitHub bereit. Wer diesen Weg geht, kümmert sich selbst um Server, Updates und Absicherung; was das für Datenschutz und Aufwand bedeutet, steht im Beitrag n8n selbst hosten oder Cloud.

Ob fünf oder fünfzig Mitarbeitende von einer automatisierten Rechnungsprüfung profitieren, ändert an der Tarifrechnung nichts, nur die Zahl der Ausführungen zählt. Was eine Automatisierung dagegen nicht leistet, ist Ad-hoc-Hilfe bei wechselnden, schlecht beschreibbaren Aufgaben. Ein Vorgang, der jedes Mal anders aussieht und im Moment der Bearbeitung Fachwissen braucht, gehört nicht auf eine starre Automatisierungsstrecke. Dafür ist der Chat-Assistent oder, bei genügend Varianz und Systemzugriff, ein KI-Agent die passendere Kategorie.

Die Abrechnungslogik als Entscheidungshebel

	Chat-Assistent (Copilot, Langdock, ChatGPT)	Prozessautomatisierung (n8n)
Abgerechnet nach	im Kern Anzahl lizenzierter Nutzer	Ausführungen pro Monat
Kosten steigen mit	mehr Mitarbeitenden mit Zugang	mehr Vorgängen, unabhängig von der Kopfzahl
Läuft ohne Zutun	im Kern nein, die Arbeit entsteht im Dialog; einzelne Prompts lassen sich etwa bei Copilot zeitgesteuert wiederholen	ja, nach einmaliger Einrichtung
Passt zu	wechselnden, schlecht vorab beschreibbaren Aufgaben	wiederkehrenden, klar abgegrenzten Vorgängen

Was Microsoft 365 Copilot kostet

Microsoft 365 Copilot wird als Add-on zu einem bestehenden Microsoft-365-Plan oder im Bundle mit einem Business-Plan gebucht. Die Preisseite nennt mit Stand 28. September 2026 folgende Preise pro Benutzer und Monat, zzgl. MwSt.:

Lizenzform	Jahresabo	Monatsabo
Copilot Business (Add-on)	18,20 €	21,84 €
Business Standard + Copilot Business (Bundle)	20,36 €	24,43 €
Business Premium + Copilot Business (Bundle)	27,73 €	33,28 €

Für das Add-on setzt Microsoft die separate Lizenz eines berechtigenden Microsoft-365-Plans voraus; die Preisseite nennt dafür eine Grenze von bis zu 300 Benutzern. Randnotiz zum Aktionspreis: Microsoft bietet das Add-on im Jahresabo mit einem Rabattangebot vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 für 15,60 € an; das Add-on steht laut Preisseite nur Bestandskunden mit berechtigtem Business-Tarif offen, der Sonderpreis gilt nur im ersten Jahr, und Microsoft behält sich vor, das Angebot jederzeit zu ändern. Wo die Rechnung unten das Add-on ansetzt, nutzt sie deshalb den regulären Preis von 18,20 €.

Wer Microsoft 365 Business Standard oder Premium bereits nutzt, sollte das Add-on nicht ungeprüft wählen. Laut den Microsoft-Produktseiten (Stand 28. September 2026, Jahresabo, pro Benutzer und Monat, zzgl. MwSt.) kostet Business Standard allein 12,13 € und Business Premium 19,06 €. Der Wechsel ins Bundle kostet damit 20,36 € − 12,13 € = 8,23 € beziehungsweise 27,73 € − 19,06 € = 8,67 € mehr als heute, also deutlich weniger als die 18,20 € für das Add-on. Für Business Basic (6,07 €) führt die Vergleichsseite kein Copilot-Bundle; dort stehen das Add-on mit 18,20 € und der Wechsel ins Standard-Bundle mit 20,36 € − 6,07 € = 14,29 € Aufpreis zur Wahl.

Vor jeder Lizenz lohnt eine Prüfung, was ohnehin schon bezahlt ist: Laut Microsoft Learn (Stand 24. September 2026) ist Copilot Chat für Nutzer von Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium ohne Aufpreis verfügbar. Laut Microsoft Learn (Übersicht, Stand 9. September 2026) stützt sich Copilot Chat vor allem auf das Web und auf Inhalte, die der Nutzer hochlädt, einfügt oder referenziert; in Outlook kann es zusätzlich Postfach, Kalender, Besprechungen und Chats einbeziehen. Erst die kostenpflichtige Lizenz wertet Arbeitsdaten quer durch Microsoft 365 aus, also Mails, Besprechungen, Chats, Dokumente und Websites, auf die der Nutzer Zugriff hat. Welche Funktionen in den einzelnen Apps verfügbar sind, hängt laut Microsoft von Lizenz und Mandantenkonfiguration ab. Microsoft benennt das Produkt dort inzwischen als „Microsoft Copilot“ und „Microsoft Copilot Chat“, die Preisseite führt weiter „Microsoft 365 Copilot Business“. Prüfen Sie also bei jeder Person, ob Copilot für sie selbstständig quer durch Mails, Dateien, Chats und Besprechungen suchen soll und ob sie Copilot in Word, Excel, PowerPoint und OneNote im vollen Umfang braucht; ohne Lizenz ist er dort laut Microsoft je nach Lizenz und Mandant nur eingeschränkt oder gar nicht verfügbar. Wenn nicht, deckt der enthaltene Chat den Bedarf möglicherweise schon ab, und die Rechnung beginnt bei null.

Die Rechnung: pro Kopf gegen pro Vorgang

Das Beispiel stellt beide Budgets für denselben Betrieb nebeneinander. Die Annahmen sind Rechengrößen, keine Marktangaben; ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen.

Annahme	Wert im Beispiel
Mitarbeitende im Betrieb	15
davon mit Bedarf an einem persönlichen Assistenten (Textentwürfe, Zusammenfassungen)	6
ein klar abgegrenzter Vorgang, z. B. eingehende Bestellungen einlesen und weiterleiten	800 Ausführungen pro Monat
manuelle Bearbeitungszeit je Vorgang heute	2 Minuten
interner Stundensatz (Vollkosten)	50 €
Wirkung der Automatisierung	die 2 Minuten je Vorgang entfallen vollständig; gerechnet wird der Zeitwert, kein zusätzlicher Geldzufluss
Microsoft 365 Business Standard ist bereits lizenziert	ja; Copilot kommt per Wechsel ins Bundle (20,36 € statt 12,13 €), nicht als Add-on
Zahlweise	jährlich; Microsoft- und Langdock-Preise zzgl. MwSt., n8n ohne MwSt.-Angabe auf der Preisseite

Schritt 1: Lizenzkosten des Assistenten. Sechs Personen ins Copilot-Bundle zu wechseln kostet 6 × 8,23 € = 49,38 € mehr im Monat, also 592,56 € im Jahr. Über das Add-on wären es 6 × 18,20 € = 109,20 € im Monat. Ob sich nur ein Teil der Belegschaft auf das Bundle umstellen lässt, während die übrigen beim reinen Business Standard bleiben, beantwortet die Preisseite nicht; klären Sie das vorab mit Microsoft oder Ihrem Lizenzpartner. Zum Vergleich innerhalb derselben Kategorie: Sechs Langdock-Standard-Sitze mit enthaltenen KI-Modellen kosten bei jährlicher Zahlweise 6 × 23,20 € = 139,20 € im Monat. Würden alle 15 Mitarbeitenden ins Copilot-Bundle wechseln, wären es 15 × 8,23 € = 123,45 € mehr im Monat, unabhängig davon, wie viele davon Copilot tatsächlich öffnen.

Schritt 2: Lizenzkosten der Automatisierung. 800 Ausführungen passen in den Starter-Tarif mit 2.500 Ausführungen. Das kostet 20 € im Monat oder 240 € im Jahr, gleich, wie viele der 15 Mitarbeitenden der Vorgang entlastet. Je Vorgang sind das 20 € ÷ 800 = 2,5 Cent; bei voller Ausschöpfung der 2.500 Ausführungen 0,8 Cent.

Schritt 3: Wie sich die Kosten bei Wachstum verhalten.

Veränderung	Chat-Assistent (Copilot), Kosten pro Monat (netto, jährliche Zahlweise)	Automatisierung (n8n), Kosten pro Monat (jährliche Zahlweise)
Ausgangslage	6 Nutzer im Bundle: 49,38 € Aufpreis	800 Ausführungen: 20 €
doppelte Kopfzahl bzw. doppeltes Volumen	12 Nutzer im Bundle: 98,76 € Aufpreis	1.600 Ausführungen: 20 €
Volumen über 2.500 Ausführungen	unverändert	Wechsel in Pro: 50 € bis 10.000 Ausführungen

Die Kostenkurven verlaufen also verschieden: Beim Assistenten wächst die Rechnung mit jeder weiteren Person linear, bei der Automatisierung in Stufen mit dem Volumen.

Schritt 4: Ab wann sich jede Lizenz rechnet. Copilot rechnet sich, wenn die eingesparte Zeit der Person im Monat mehr wert ist als der Aufpreis: im Bundle 8,23 € ÷ 50 € pro Stunde = 0,165 Stunden, also rund 10 Minuten pro Person und Monat (bei Business Premium mit 8,67 € ebenfalls rund 10 Minuten); über das Add-on 18,20 € ÷ 50 € = 0,364 Stunden, rund 22 Minuten. Ob diese Schwelle erreicht wird, hängt davon ab, wer Copilot bekommt, und lässt sich nur durch Beobachtung klären. Weil Copilot Chat in den Business-Plänen ohne Aufpreis enthalten ist, zählt dabei nur der Mehrnutzen gegenüber dem enthaltenen Chat, etwa durch die Suche quer durch die Arbeitsdaten. Für die Automatisierung ergibt sich der Zeitwert aus dem Vorgang: 800 × 2 Minuten = 1.600 Minuten, rund 26,7 Stunden, bei 50 € also rund 1.333 € im Monat. Abzüglich der 20 € Tarif bleiben rund 1.313 € im Monat.

Schritt 5: Was die Listenpreise nicht enthalten. Beide Wege haben Kosten jenseits der Lizenz, und sie fallen verschieden an:

• Copilot: Fehlt der berechtigende Microsoft-365-Plan, kommt er pro Person dazu, oder Sie rechnen mit dem Bundle-Preis. Dazu kommt die Einführung beim Team: Schulung und die Zeit, bis die Nutzung zur Gewohnheit wird. Ein Workflow-Bau wie bei der Automatisierung entfällt.
• n8n: Der Workflow muss gebaut, getestet und danach betrieben werden: jemand muss Ausfälle bemerken, Zugangsdaten erneuern und Schnittstellenänderungen nachziehen. Diese Kosten hängen am Prozess und lassen sich ohne ihn nicht seriös beziffern; woraus sie bestehen, steht im Beitrag Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand?

Statt die Baukosten zu raten, rechnen Sie deshalb rückwärts: Soll sich die Automatisierung im Beispiel innerhalb von zwölf Monaten amortisieren, dürfen Bau und Einführung zusammen höchstens 12 × 1.313 € = rund 15.760 € kosten, solange kein Wartungsbudget eingeplant ist. Amortisieren heißt hier: Der Zeitwert der frei werdenden Stunden deckt die Ausgaben. Ob diese Zeit tatsächlich für andere Arbeit genutzt wird, entscheidet der Betrieb, nicht die Rechnung. Jeder Euro Wartung pro Monat senkt diese Obergrenze um 12 €. Liegt ein Angebot darüber, dauert die Amortisation länger als zwölf Monate. Bei 80 statt 800 Vorgängen im Monat sänke die Obergrenze auf 12 × (133 € − 20 €) = rund 1.360 €.

Was die Rechnung zeigt: Die beiden Summen aus Schritt 1 und 2 sind nicht gegeneinander abzuwägen, als würde das eine das andere ersetzen. Die Copilot-Lizenz beschleunigt die Arbeit einzelner Personen, die Automatisierung nimmt einen Vorgang ganz aus der Hand. Die Frage ist bei jedem Budget, ob es seine eigene Schwelle überschreitet: rund 10 Minuten (Bundle) beziehungsweise 22 Minuten (Add-on) Mehrnutzen pro Person und Monat gegenüber Copilot Chat beim Assistenten, das Einführungsbudget aus Schritt 5 bei der Automatisierung.

Für den Mittelstand heißt das

Prüfen Sie zuerst die Kategorie, dann den Anbieter. Bevor die Wahl zwischen Copilot, Langdock oder ChatGPT Business ansteht, steht die Frage, ob das nächste KI-Budget in die Kategorie Chat-Assistent gehört oder in die Kategorie Automatisierung. Innerhalb einer Kategorie unterscheiden sich die Anbieter in Preis, Datenschutz-Details und Zusatzfunktionen, lösen aber dasselbe Grundproblem. Wer bereits Microsoft 365 nutzt, muss sich dabei nicht zwischen den Kategorien entscheiden: n8n lässt sich an Outlook, Teams und SharePoint anbinden, sodass eine Automatisierung und Copilot-Arbeitsplätze in derselben Umgebung nebeneinander laufen können.

Die Kategorie bestimmen Sie durch Zählen, nicht durch Abwägen. Notieren Sie eine Woche lang, wie oft ein bestimmter Vorgang auftritt und wie lange er dauert, und wer laufend an schlecht vorab beschreibbaren Einzelaufgaben sitzt. Mit diesen Zahlen füllen Sie die Annahmentabelle oben aus. Ein klar abgrenzbarer, häufiger Vorgang mit hohem Zeitwert spricht dafür, bei der Automatisierung zu beginnen. Eine Gruppe von Mitarbeitenden mit wechselnden Aufgaben spricht für den Assistenten, und zwar zuerst für die Personen, bei denen die Schwelle aus Schritt 4 (rund 10 Minuten im Bundle, 22 Minuten mit Add-on, jeweils als Mehrnutzen gegenüber dem enthaltenen Copilot Chat) sicher überschritten wird, statt für alle. Beides lässt sich nacheinander angehen, die erste Entscheidung schließt die zweite nicht aus.

FAQ

Ist Microsoft 365 Copilot ein Chat-Assistent oder eine Automatisierung?

Im Kern ein Chat-Assistent: Copilot wird pro Nutzer lizenziert und arbeitet als Gesprächsoberfläche in den Microsoft-365-Anwendungen wie Word, Outlook oder Teams. Einzelne Prompts lassen sich zeitgesteuert wiederholen, die Abrechnung bleibt trotzdem pro Kopf. Die durchgerechnete Kostenrechnung gegen eine n8n-Automatisierung steht in diesem Beitrag im Abschnitt „Die Rechnung: pro Kopf gegen pro Vorgang“.

Ist Copilot ohne bestehenden Microsoft-365-Plan buchbar?

Als Add-on nicht: Laut Microsofts Preisseite setzt das Add-on Copilot Business einen berechtigenden Microsoft-365-Business-Plan voraus. Wer noch keinen Plan hat, kann eines der Bundles buchen, in denen Microsoft 365 Business Standard oder Business Premium und Copilot Business zusammen abgerechnet werden, oder einen Business-Plan und das Add-on getrennt. Wer Business Standard oder Premium bereits nutzt, zahlt im Bundle laut Microsoft-Produktseiten 8,23 € beziehungsweise 8,67 € pro Nutzer und Monat mehr als heute, weniger als die 18,20 € des Add-ons (Stand 28. September 2026, Jahresabo, zzgl. MwSt.).

Kann ein Chat-Assistent wie Langdock auch Prozesse automatisieren?

Einzelne Anbieter bauen das nach, Langdock etwa mit Workflows neben dem Chat-Zugang: Ein Starter-Paket mit 2.500 Läufen pro Monat ist im Chat-Abo enthalten, größere Pakete werden nach Workflow-Läufen abgerechnet. Sobald ein Werkzeug Vorgänge ohne Konversation abarbeitet, prüfen Sie es an denselben Kriterien wie eine dedizierte Automatisierungsplattform: Läuft es ohne Zutun, und wonach wird abgerechnet?

Wie finden wir heraus, welches Budget zuerst dran ist?

Zählen Sie eine Woche lang zwei Dinge: wie viele Mitarbeitende täglich Aufgaben haben, bei denen ein Chat-Assistent spürbar Zeit spart, und ob es einen einzelnen Vorgang gibt, der mehrfach im Monat nach denselben Regeln abläuft. Ergibt die erste Zählung eine größere Gruppe mit unterschiedlichsten Aufgaben, beginnen Sie beim Assistenten. Ergibt die zweite einen klar abgrenzbaren Vorgang, beginnen Sie bei der Automatisierung.

Ersetzt ein KI-Agent den Chat-Assistenten?

Nein, er besetzt eine dritte, dazwischenliegende Kategorie: Wie eine Automatisierung greift er auf Ihre Systeme zu und läuft, ohne dass jemand jeden Schritt per Konversation anstößt. Anders als eine starre Automatisierung wählt er dabei selbst, welcher Weg zum Ergebnis führt. Die Abgrenzung im Detail steht in Was ist ein KI-Agent?